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dudas sobre oposiciones a notarías

24 dudas y consultas sobre el Reglamento Notarial

1.= ¿El Notario es un funcionario público?

Sí, lo es. Lo establece el Artículo 1 de la Ley del Notariado y nada menos que desde 1862. Esa Ley unificó los diferentes tipos de Notarios existentes hasta la fecha y nos situó sin duda alguna entre los funcionarios públicos. Las referencias a la condición de funcionarios públicos del Reglamento Notarial y al carácter público de nuestra función son incontables.

La circunstancia de que nuestra retribución sea arancelaria no nos excluye de nuestra condición de funcionarios. La retribución mediante arancel es una de las que caben en el funcionariado, aunque actualmente solo (que yo sepa) quedemos dos cuerpos con este régimen retributivo.

Por otra parte, ejercemos una potestad que corresponde al Estado que la tiene reservada en el Artículo 149 de la Constitución y el protocolo notarial es propiedad del Estado.

Tampoco nos excluye de la condición de funcionarios el hecho de que organicemos libremente y sostengamos nuestra oficinas (que son oficinas públicas). Además las notarías se demarcan por el Estado a través Ministerio de Justicia del que dependemos jerárquicamente estando sometidos a la Dirección General de los Registros y del Notariado.

No somos empresarios, somos trabajadores autónomos desde el punto de vista fiscal, laboral y de Seguridad Social. Estamos en el RETA desde el año 2004, como consecuencia de un proceso que afectó a más colectivos funcionariales que disponían de sus propias mutualidades las cuales fueron paulatinamente suprimidas.

Es comprensible que las características de nuestro trabajo, de nuestras oficinas, de nuestro régimen laboral y del de nuestros empleados puedan inducir a confusiones, pero que nadie se llame a engaño y piense lo que no es: los Notarios somos funcionarios públicos.

2.= ¿Puede un Notario estar a sueldo de otro Notario?

No. Lo señala el Artículo 1 del Reglamento Notarial que, entre otras cosas, dice:

“En ningún caso el Notario, ni en el ejercicio de su función pública, ni como profesional del derecho, podrá estar sujeto a dependencia jerárquica o económica de otro Notario”.

EMHOhace falta ser tonto (de solemnidad, en realidad) para aprobar las oposiciones y luego estar a sueldo de otro … 

3.= ¿Tengo derecho a elegir Notario?

Sí.

Artículo 3 del Reglamento Notarial:

El Notariado, como órgano de jurisdicción voluntaria, no podrá actuar nunca sin previa rogación de sujeto interesado, excepto en casos especiales legalmente fijados.

Los particulares tienen el derecho de libre elección de notario sin más limitaciones que las previstas en el ordenamiento jurídico. La condición de funcionario público del notario impide que las Administraciones Públicas o los organismos o entidades que de ellos dependan puedan elegir notario, rigiendo para ellos lo dispuesto en el artículo 127 de este Reglamento.

La prestación del ministerio notarial tiene carácter obligatorio siempre que no exista causa legal o imposibilidad física que lo impida.

La jurisdicción notarial, fuera de los casos de habilitación, se extiende exclusivamente al Distrito Notarial en que está demarcada la Notaria.

Además el Artículo del 126 Reglamento Notarial establece:

“Todo aquél que solicite el ejercicio de la función pública notarial tiene derecho a elegir al Notario que se la preste, sin más limitaciones que las previstas en el ordenamiento jurídico, constituyéndose dicho derecho en elemento esencial de una adecuada concurrencia entre aquellos.

En las transmisiones onerosas de bienes o derechos realizadas por personas, físicas o jurídicas, que se dediquen a ello habitualmente, o bajo condiciones generales de contratación, así como en los supuestos de contratación bancaria, el derecho de elección corresponderá al adquirente o cliente de aquellas, quien sin embargo, no podrá imponer notario que carezca de conexión razonable con algunos de los elementos personales o reales del negocio.

A salvo de lo dispuesto en el párrafo anterior, se estará a lo dispuesto en la normativa específica. En defecto de tal, a lo que las partes hubieran pactado y, en último caso, el derecho de elección corresponderá al obligado al pago de la mayor parte de los aranceles.

Los Notarios tienen el deber de respetar la libre elección de Notario que hagan los interesados y se abstendrán de toda práctica que limite la libertad de elección de una de las partes con abuso derecho o infringiendo las exigencias de la buena fe contractual”.

Obsérvese:

  1. Sin más limitaciones que las previstas en el ordenamiento jurídico. Lo dice porque hay casos de competencia territorial en los que hay que ir al Notario que tenga competencia para ello.
  2. Imponer Notario que carezca de conexión razonable. Nadie vive en mi pueblo; la finca no está en mi pueblo; el Banco que concede el préstamo no tiene oficina en mi pueblo, pero alguien que encima no paga o no paga la mayor parte (ver punto siguiente) impone mi notaría para firmar. En tal caso “alguien” podría ver vulnerado su derecho de elegir a otro compañero con una conexión más razonable.
  3. Obligado al pago de la mayor parte. “El que paga elige”.
  4. Los Notarios también debemos respetarla. Esto me gusta mucho… Siempre parece que los que no dejan elegir son los mismos (Bancos, inmobiliarias, malos profesionales…), pero ¡cuidado¡ que a veces el que no deja elegir a otro podría ser “uno de los nuestros”.

Sí, por favor, elijan Notario porque no somos todos iguales. Créanme. 

4.= ¿Qué es la fianza de los Notarios?

Artículo 24 del Reglamento Notarial:

“El Notario electo deberá obligatoriamente acreditar la contratación de un seguro de responsabilidad civil a que se refiere el artículo siguiente y constituir la fianza, en cumplimiento de lo preceptuado por el artículo 14 de la Ley Orgánica del Notariado”.

Artículo 14 de la Ley del Notariado:

“El Notario, para tomar posesión de su oficio constituirá en las Cajas del Estado, en calidad de fianza y como garantía para el ejercicio de su cargo, un depósito en títulos de la Deuda pública que produzca una renta anual según las condiciones de cada localidad, o acreditará que la disfruta en fincas propias, rústicas o urbanas, y quedará suspenso cuando falten estas garantías hasta que las reponga”.

Artículo 26 del Reglamento Notarial:

“La fianza que deberá prestar el Notario tendrá una cuantía de 1.500 euros, salvo que se trate de poblaciones de más de un millón de habitantes, en cuyo caso se elevará a 3.000 euros, cuya cuantía podrá ser actualizada por la Dirección General de los Registros y del Notariado previa audiencia del Consejo General del Notariado”.

Artículo 27 del Reglamento Notarial:

“La fianza en títulos o efectos públicos se constituirá en la Caja General de Depósitos o en establecimientos legalmente autorizados al efecto, en calidad de depósito necesario, a disposición de la Dirección General de los Registros y del Notariado.

La fianza con garantía de fincas se constituirá en escritura pública de hipoteca que otorgará el que fuere dueño del inmueble, por cantidad bastante a producir la renta señalada para cada caso, capitalizada ésta al cinco por ciento, expresándose que queda a disposición de la Dirección General para responder del desempeño del cargo por el Notario”.

Y, finalmente, el Artículo 30 del Reglamento Notarial que es al que quería yo llegar…

Parece que lo del seguro de responsabilidad civil es entendible, pero ¿una fianza?, ¿por qué? ¿para qué?, ¿de qué vamos a poder responder con ese “ridículo” importe? Pues aquí está explicado:

“La fianza que están obligados a constituir los Notarios como garantía para el ejercicio de su cargo, así como los intereses o productos de la misma, estarán afectos a las responsabilidades contraídas en el desempeño de aquél y preferentemente a las cantidades que dejare de abonar el notario en concepto de multas, encuadernación de protocolos, desorganización y deterioro de éstos por su negligencia, primas del seguro de responsabilidad civil y de las aportaciones, cotizaciones y, en general cualquier pago, que deba realizar al Colegio Notarial, o que tenga su origen en causa corporativa”.

Para todo lo demás Master Card … perdón … para todo lo demás el Seguro de Responsabilidad Civil.

5.= ¿Qué vacaciones tiene un Notario?

Pues los Notarios tenemos una inusual, una atípica organización de las vacaciones. Vaya por delante que los Notarios solemos trabajar más con los años. Trabajamos menos cuando somos más jóvenes y más según vamos cumpliendo años, puesto que generalmente con la antigüedad vamos alcanzando notarías de mayor volumen de trabajo. Fuera de esa circunstancia del volumen de trabajo, somos igual de trabajadores que los demás, es decir, unos no trabajan nada, otros trabajan poco, otros trabajan mucho y otros trabajan muchísimo, y ello con independencia del volumen de trabajo …

Pero es el Reglamento Notarial el que regula esas vacaciones en forma de ausencias y licencias.

Artículo 44 del Reglamento Notarial:

Los Notarios, no teniendo reclamado su ministerio, podrán ausentarse de su Notaría o distrito notarial por los plazos y con las condiciones siguientes:

a) Por cinco días si la Notaría está demarcada en población donde hay un solo Notario.

b) Por diez días si en la residencia hubiere dos Notarios en servicio efectivo.

c) Y por quince días en las Notarías donde residan y presten servicio efectivo más de dos Notarios.

Al hacer uso de este derecho, los Notarios deberán dar conocimiento a la Junta directiva y a la Dirección General de las fechas en que se ausenten y vuelvan a hacerse cargo de su Notaría.

De las mencionadas ausencias no podrá usarse por cada Notario más de seis veces al año, ni las ausencias podrán ser sucesivas, debiendo mediar entre una y otra un mes, por lo menos, de intervalo.

Artículo 45 del Reglamento Notarial:

Independientemente del derecho anterior, los Notarios podrán obtener licencias ordinarias o extraordinarias, que serán concedidas por las Juntas directivas de los respectivos Colegios y por la Dirección General.

Las Juntas directivas podrán conceder licencias ordinarias, que no excederán del plazo de un mes en cada año.

La Dirección General podrá conceder licencias ordinarias que no excederán del plazo de dos meses en cada año.

Las licencias extraordinarias sólo se podrán conceder por la Dirección General en casos excepcionales, mediante justa causa y por plazo máximo de un año.

Las licencias se concederán en virtud de solicitud del Notario interesado dirigida al Decano de la Junta directiva, y por conducto de ésta y con su informe, a la Dirección General, cuando a ella corresponda su concesión.

Con el Reglamento en la mano, un Notario de una plaza con más de un Notario, podría trabajar ocho meses y ausentarse cuatro. Uno de una localidad con dos Notarios, podría trabajar nueve meses y ausentarse tres y uno de una localidad con un único Notario (mi caso), podría trabajar diez meses y ausentarse dos.

Con el Reglamento en la mano, con independencia del derecho anterior, caben las licencias del Artículo 45 que se añadirían al tiempo que podemos estar ausentes de nuestras notarías.

La realidad es que, ni mucho menos, nos tomamos tantas vacaciones, ni podemos permitírnoslo puesto que existe libre competencia entre los Notarios y pueden ustedes imaginar lo que ocurriría con la notaría de un Notario que se ausente dos, tres o cuatro meses al año y que encima, por si se ha quedado con ganas o está cansado, se pida una licencia de un mes más.

6.= ¿Se puede cerrar una notaría única durante su vacancia?

Cuando queda vacante una notaría única, ¿se suele autorizar (si es que se pide) trasladar el protocolo a la notaría del sustituto? Supongo que sí puede hacerse, ¿pero se exige mantener notaría abierta en la localidad dónde ha quedado la vacante o no? Yo siempre hubiera contestado que POR SUPUESTO que se exige pero tras estudiar el caso mi conclusión ha sido bien distinta. Veamos las normas.

Artículo 50 del Reglamento Notarial:

Cuando una Notaría esté vacante o en suspenso su titular, se encargará de la misma, en concepto de sustituto, aquel a quien corresponda conforme al Cuadro de sustituciones del respectivo Colegio Notarial, y si no lo hubiere, el que designe la Junta directiva, dando cuenta a la Dirección General.

Artículo 53 del Reglamento Notarial:

Los documentos autorizados por el Notario sustituto se incorporarán al Protocolo o Libro-Registro del Notario sustituido, excepto en los casos de vacante y de la habilitación prevista por el artículo 121 de este Reglamento, en los términos que resultan del mismo.

El protocolo y el Libro-Registro del Notario sustituido no se trasladarán a la Notaría del sustituto, salvo que éste residiere en distinta población, en cuyo supuesto podrá trasladarlos al domicilio de su Notaría, para su mejor custodia, previa autorización de la Junta Directiva del respectivo Colegio.

Tratándose de sustitución por Notaría vacante, si el sustituto residiere en la misma población, deberá conservar el Protocolo y el Libro-Registro del sustituido, en su propia Notaría o en otro lugar adecuado, cuando así lo autorice con carácter previo la Junta Directiva. Si residiere en población distinta, el Protocolo y el Libro Registro deberán permanecer en lugar adecuado de la población en que estuviere demarcada, sin perjuicio de poder trasladarlos a su Notaría o a otro lugar adecuado, con la finalidad y previa la autorización a que se refiere el párrafo anterior.

Entonces:

  1. Vacante en la misma población: El sustituto tiene que llevarse el protocolo a su notaría. También puede llevarlo a otro sitio con autorización.
  2. Vacante en distinta población: El sustituto tiene que mantener el protocolo en la población donde esté demarcada la notaría sustituida y puede trasladarlo a la suya o a otro lugar adecuado para su mejor custodia y previa autorización.

Así que trasladar protocolo sí, ¿pero no mantener una oficina pública abierta al público se puede hacer? No se dice esto ni para cuando sea una vacante en la misma población, ni para cuando sea en diferente población.

Téngase en cuenta el Artículo 292 de Reglamento Notarial que en su último párrafo dice:

“Cuando se produzca la vacante de una Notaría, el que deba sustituirla, o el Archivero de Protocolos, en su caso, se harán cargo, por su cuenta y bajo su responsabilidad, de aquellos que respectivamente les corresponda custodiar”.

Reglamento de Régimen Interior del Colegio Notarial de Valencia

Artículo 90: Los locales de las notarías que quedaren vacantes deberán ser cerrados al público, tan pronto como se produzca el cese de su titular, a excepción de los que radiquen en poblaciones con notaría única o con dos notarías demarcadas, en cuyos supuestos el notario a quien corresponda la sustitución deberá mantener abierto el despacho que hubiera venido ocupando el titular anterior. Podrá no obstante cerrarlo si en la notaría vacante no quedare personal necesario para ello, sin perjuicio de su obligación de visitar la población con la periodicidad que exija el servicio público y atender en ella a cuantos requieran su ministerio.

Artículo 93: En los casos en que se cierre el local de una notaría vacante, el notario sustituto podrá trasladar el protocolo y documentos estrechamente relacionados con él a su propio despacho o bien trasladarlos a otro local, cerrados al público, local que en ningún caso podrá hallarse en el mismo edificio en que haya estado instalado el despacho del notario cesante. (…..) Cuando opte por el traslado a otra población se regirán por lo dispuesto en el artículo 53 del Reglamento Notarial.

Articulo 94: No obstante lo dispuesto en los dos artículos anteriores, se podrán reabrir ocasionalmente los despachos de las notarías vacantes a los solos efectos de la celebración de subastas u otros actos públicos que hubieran sido convocados antes de producirse la vacante para celebrarse en tales locales.

Con nuestro Reglamento de Régimen Interior sí que queda claro que cabe cerrar el despacho en las localidades donde exista demarcada una notaría única, siempre que no exista personal para poder atenderlo, en cuyo caso, se debe proceder al traslado del protocolo o bien al local del Notario sustituto u otro local distinto debiendo permanecer éste cerrado al público. Además se debe visitar la población siempre que lo requiera el servicio público.

En conclusión, la notaría se puede llegar a cerrar siempre que no haya personal.

En mi opinión, ha de hacerse todo lo posible por mantener la oficina abierta mientras que dure la vacante. Generalmente sí que existirá ese personal que permita hacerlo.

Para otros Colegios Notariales, habrá que consultar sus respectivos Reglamentos.

7.= ¿Dónde se guardará mi escritura si la notaría de mi pueblo está sin Notario?

Pues lo explica el Artículo 53 del Reglamento Notarial que hemos visto en el punto anterior y del que resulta que si yo soy el Notario de Talsitio y el Notario de Talotro se marcha a otra notaría y me corresponde a mi sustituir por vacante la Notaría de Talotro, yo iré a firmar a Talotro y las escrituras que allí firme tendrán el número de protocolo que les corresponda en la secuencia que yo siga en Talsitio (mi notaría), de manera que si hoy jueves firmo el 823 aquí y mañana voy a Talotro, firmaré el 824 allí y constará firmado allí por mi como sustituto por vacante y se archivará en mi notaría y no en la notaría sustituida (en Talotro). Como consecuencia de ello, usted que firmó la escritura conmigo en Talotro (su pueblo), si necesita una copia en el futuro tendrá que venir a Talsitio a conseguirla puesto que aquí estará archivada bajo mi custodia o bajo la del compañero que venga cuando yo me vaya. En resumen, las escrituras que firme el sustituto en su pueblo estando vacante su notaría se irán a la notaría del pueblo a quien corresponda hacer la sustitución.

8.= ¿A qué edad se jubilan los Notarios?

Pues lo dice el Artículo 57.1 del Reglamento Notarial:

“Los Notarios se jubilarán forzosamente al cumplir la edad de 70 años o voluntariamente a partir de los 65, sin perjuicio de lo que establezca en su momento la legislación aplicable”.

A menudo se oyen propuestas (que no son exclusivas de nuestro colectivo) sobre la ampliación de la edad para jubilarse lo que genera posturas encontradas que dan para un artículo sobre este asunto. Particularmente, puesto que empecé a trabajar a los 34 años, no me importaría (si la salud y las fuerzas me acompañan) trabajar algún año más, siempre que eso no implique que la edad para alcanzar la voluntaria no se amplíe. Actualmente una mayoría de personas llegan a los 70 años en buenas condiciones físicas y psíquicas (y con una experiencia acumulada de enorme valor). El problema, en mi opinión, es el de aquellos que no sean capaces de darse cuenta de que no están en condiciones de continuar y no opten por jubilarse voluntariamente generando difíciles situaciones.

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9.= ¿Cuál es la “escala profesional” de los Notarios?

De los dos artículos que reproduzco a continuación resulta que soy un triste Notario de tercera con categoría de Jefe de Negociado de tercera clase. Dentro de unos cuatro años asciendo a Jefe de Negociado de segunda. Cuando lo sepa mi mujer me quita los mandos. Además según la Wikipedia tengo derecho al Don, aunque gracias a mi Raimunda he conseguido trato de “Señoría” (lo que no suena nada está mal…).

Artículo 64 del Reglamento Notarial:

Los Decanos de los Colegios Notariales tendrán tratamiento y consideraciones de Jefes Superiores de Administración; los Notarios de capital de Colegio, los de Jefe de Administración de primera clase; los de capital de provincia y los que desempeñen Notarías de primera clase no comprendidas en las anteriores, los de Jefe de Administración de segunda; los Notarios de segunda, los de Jefes de Administración de tercera clase, y los Notarios de tercera, los de Jefes de Negociado de primera, segunda y tercera clase, según que lleven más de treinta años de antigüedad en el Escalafón, de veinte a treinta años, o menos de veinte.

Artículo 79 del Reglamento Notarial:

Los Notarios tendrán, para todos los efectos legales, la categoría que se fije en la clasificación a la Notaría que estuvieren desempeñando, con las siguientes excepciones:

a) El Notario que desempeñe Notaría que en virtud de nueva clasificación aumente o disminuya de clase o sección, conservará, mientras la sirva, la que hubiere tenido hasta entonces.

b) Para que el Notario pueda obtener la clase de la notaría que haya obtenido por concurso será preciso que tenga una antigüedad en la carrera de cinco años, si la notaría es de plaza clasificada de segunda, y de nueve si es de plaza clasificada de primera. Si tuviera menos antigüedad en la carrera, adquirirá la clase correspondiente a su notaría cuando haya transcurrido el plazo indicado, sumando a tal efecto la antigüedad en carrera que tuviere a la que pueda obtener en la plaza obtenida por concurso.

10.= ¿Cuándo queda vacante una notaría?

Es muy habitual que la gente se interese por saber cómo llegaste a ser Notario de su pueblo o ciudad y por cuánto tiempo tendrás (o podrás) que estar allí. Yo suelo explicar que la elección de tu primera notaría depende de las que haya libres cuando apruebes y de lo que los compañeros en activo no quieran y dejen a los de nuevo ingreso cuyas preferencias se resuelven por el puesto conseguido en la oposición que acaban de aprobar. Luego les digo que yo estoy en mi tercera notaría, que pude haberme jubilado en la primera o en la segunda (si no me hubiera ido y estuviera allí cuando cumpla los setenta) y que podría hacerlo en esta tercera, salvo que haga algo malo muy gordo, me marche voluntariamente a otro sitio, pida la excedencia o me muera o me incapacite permanentemente. Suelo también añadir que debemos estar al menos un año en cada destino y que a la situación de no poder concursar durante ese año, le llamamos estar congelado. En caso de demarcación, todo el mundo se descongela y puede irse si concursa sin esperar el año.

Para mayor abundamiento, está el artículo 80 del Reglamento Notarial que enumera las causas por las que las notarías quedan vacantes. Son estas:

  1. Por muerte.
  2. Por sentencia firme que condene a lainhabilitaciónabsoluta, o especial para el cargo de notario.
  3. Por renuncia (las causas de renuncia están en el Artículo 83)
  4. Por abandono del cargo (el abandono se regula en el Artículo 84)
  5. Por traslación (o traslado a otra notaría previo concurso).
  6. Por excedencia, salvo lo prevenido en el Artículo 109 de este Reglamento.
  7. Por jubilación o incapacidad permanente.
  8. Cuando por sentencia firme en que no medie inhabilitación, la pena impuesta impida al notario durante más de un año el ejercicio de su cargo.

11.= ¿Puede el Notario insistir en informarme aunque yo no quiera?

Pues sí oiga, el Reglamento Notarial nos obliga a insistir. Vean, vean …

Artículo 147

Sin mengua de su imparcialidad, el Notario insistirá en informar a una de las partes respecto de las cláusulas de las escrituras y de las pólizas propuestas por la otra, comprobará que no contienen condiciones generales declaradas nulas por sentencia firme e inscrita en el Registro de Condiciones generales y prestará asistencia especial al otorgante necesitado de ella. También asesorará con imparcialidad a las partes y velará por el respeto de los derechos básicos de los consumidores y usuarios.

Lo dicho, podemos hacer como Matías Prats, “permítame que insista”… aunque algunos no quieran, no dejen ser insistidos, y a otros les joda que lo hagas cuando quisieran que pasaras (¡y hasta llegan a pedírtelo¡) de puntillas por algunas cosas. Tal vez deberíamos insistir, hasta que nos digan: “¡por favor, no insista¡”. A ver que pasa con el famoso test de la LCI a la que podríamos perfectamente titular ACTA DE INSISTENCIAS PREVIAS A LA CONSTITUCIÓN DE PRÉSTAMO CON GARANTÍA HIPOTECARIA  y terminarla con un “Hechas las reservas, advertencias e insistencias legales y reglamentarias.

12.= ¿Cuál es tu artículo preferido del Reglamento Notarial?

Con motivo del 40ª Aniversario de la Constitución Española vi muchos tuits en los que los tuiteros comentaban sus artículos favoritos de la Carta Magna o en los que se compartían fotos de viejos ejemplares de la Constitución. Pocos días después en este repaso, artículo por artículo, que llevo meses dándole al Reglamento Notarial, me topé con el que para mi es el artículo más bonito de esta norma y por tanto mi favorito. Es un artículo que procuro aplicarme cada día, en cada escritura que autorizo, en cada instrumento público que se otorga “bajo mi fe“. No soporto aquello de “a mi, con que se entienda quién es quien, me sirve”. Yo soy mucho más de 148, soy mucho más del Artículo 148 del Reglamento Notarial que desde hoy consideraré a todos los efectos como mi preferido.

Dice así:

Artículo 148 del Reglamento Notarial:

“Los instrumentos públicos deberán redactarse empleando en ellos estilo claro, puro, preciso, sin frases ni término alguno oscuros ni ambiguos, y observando, de acuerdo con la Ley, como reglas imprescindibles, la verdad en el concepto, la propiedad en el lenguaje y la severidad en la forma”.

Creo que en una línea similar no debemos olvidarnos del Artículo 176 del Reglamento Notarial que dice en su párrafo primero:

“La parte contractual se redactará de acuerdo con la declaración de voluntad de los otorgantes o con los pactos o convenios entre las partes que intervengan en la escritura cuidando el Notario de reflejar con la debida claridad y separadamente los que se refieran a cada uno de los derechos creados, transmitidos, modificados o extinguidos, como asimismo el alcance de las facultades, determinaciones y obligaciones de cada uno de los otorgantes o terceros a quienes pueda afectar el documento, las reservas y limitaciones, las condiciones, modalidades, plazos y pactos o compromisos anteriores“.

13.= ¿Puedo hacer mi escritura en valenciano?

Por supuesto, la puede hacer usted en valenciano o en castellano y si son ustedes varios y no se ponen de acuerdo tendremos que utilizar ambos idiomas. En este caso se le hará la copia en valenciano a unos y en castellano a otros. Así lo regula el Artículo 149 del Reglamento Notarial:

“Los instrumentos públicos se redactarán en el idioma oficial del lugar del otorgamiento que los otorgantes hayan convenido. En caso de discrepancia entre los otorgantes respecto de la utilización de una sola de las lenguas oficiales el instrumento público deberá redactarse en las lenguas oficiales existentes. Las copias se expedirán en el idioma oficial del lugar pedido por el solicitante”.

Ídem de ídem respecto del gallego, el euskera o el catalán.

En mis años como Notario he hecho unas cuantas escrituras en gallego en mi etapa mindoniense, unas pocas en catalán en mi etapa mercadalense y una en valenciano en mi etapa pinosera.

14.= ¿Puedo firmar documentos notariales si estoy afectado por un expediente de asilo, refugio o repatriación?

En mi avance por el Reglamento Notarial me topo con un artículo que contiene un párrafo de extraordinario interés. Se trata del 163.3 que dice:

No será preciso aportar documentos de identidad cuando el compareciente manifieste carecer de ellos y la finalidad del documento otorgado sea exclusiva y precisamente la de hacer manifestaciones u otorgar poderes en relación con un expediente administrativo o judicial de asilo, acogida de refugiados, repatriación u otro similar, siempre que quede constancia de la huella digital y de fotografía del compareciente“.

Así que con una fotografía y siempre que sea para efectuar esa clase de manifestaciones u otorgar poderes en relación con esos expedientes, las personas en tal clase de situaciones pueden comparecer en una notaría española.

Aunque no les sea preciso para comparecer en notaría a tales efectos, en España se expide a estas personas el llamado “Documento acreditativo de la condición de solicitante en tramitación de protección internacional. He visto un par de ellos y habría que pensarse qué hacer si alguien pretendiera otorgar alguna otra cosa distinta de un documento relacionado con los citados expedientes presentando únicamente ese documento.  Para el caso de los venezolanos hay que tener en cuenta esta información (residencia por razones humanitarias) y esta otra (pasaportes caducados de venezolanos en España). Desde luego con ese documento, las formalidades mínimas del 163 quedarían cumplidas. A otros efectos y sin más documentos de identidad, me inclinaría a pensar que habría que esperar a que se resolviera su expediente.

15.= ¿Pongo que firmo en representación de una persona jurídica o como testigo?

Cuando llega el momento de firmar en una escritura o póliza, es usual que los representantes de las personas jurídicas pregunten si es necesario que pongan algo más, es decir, si además de firmar es necesario que indiquen alguna otra cosa.

La respuesta es que no, no hace falta y nos lo explica el Artículo 165 del Reglamento Notarial:

“Cuando alguno de los otorgantes concurra al acto en nombre de una Sociedad, establecimiento público, Corporación u otra persona social, se expresará esta circunstancia, designando, además de las relativas a la personalidad del representante, el nombre de dicha entidad y su domicilio, datos de inscripción y número de identificación fiscal en su caso, e indicando los datos del título del cual resulte la expresada representación. El representante suscribirá el documento con su propia firma, sin que sea necesario que anteponga el nombre ni use la firma o razón social de la entidad que represente”.

¿Y en las pólizas? Pues para las pólizas dice el Artículo 197 del Reglamento Notarial:

“Los otorgantes suscribirán la póliza con su propia firma, sin que sea necesario que el representante anteponga el nombre, ni use la firma o razón social de la entidad que represente“.

Tampoco los testigos necesitan antefirma:

Lo dice el Artículo 186.3 del Reglamento Notarial:

“En ningún caso será preciso que el testigo que firme escriba de propio puño la antefirma; la cualidad con que lo haga la expresará claramente el Notario en el instrumento mismo”.

El 195.1 del Reglamento Notarial insiste en la misma idea:

“Se firmarán las escrituras matrices con arreglo al párrafo segundo del artículo 17 de la Ley, pero si los otorgantes o alguno de ellos no supiese o no pudiere firmar, lo expresará así el notario y firmará por el que no lo haga la persona que él designe para ello o un testigo, sin necesidad de que escriba en la antefirma que lo hace por sí y como testigo, o por el otorgante u otorgantes que no sepan o no puedan verificarlo, siendo el notario quien cuidará de expresar estos conceptos en el mismo instrumento”.

16.= ¿Puede haber testigos instrumentales extranjeros?

Expliqué la diferencia entre los testigos instrumentales, los de conocimiento y los asertorios en este post. Así que a ese post me remito porque de lo que quería hablar ahora es de un inciso (que tenía bastante olvidado, la verdad) que recoge el Artículo 181 del Reglamento Notarial en cuanto a los testigos extranjeros.

“Para ser testigo instrumental en los documentos intervivos se requiere ser español, hombre o mujer, mayor de edad o emancipado o habilitado legalmente y no estar comprendido en los casos de incapacidad que establece el artículo siguiente. Las personas sujetas a régimen foral podrán ser testigos, si son mayores de edad, por su legislación. También podrán ser testigos los extranjeros domiciliados en España que comprendan y hablen suficientemente el idioma español”.

En consecuencia, no pueden ser testigos instrumentales:

  1. Los extranjeros no domiciliados.
  2. Los extranjeros domiciliados que no comprendan y/o no hablen suficientemente el idioma español.

Por cierto, español, hombre o mujer…. ¿no sería mejor español o española?

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17.= ¿Puede pedirme el Notario una foto mía?

Pues sí, es posible que los Notarios pidamos en ciertos casos una fotografía de algún otorgante y que esa foto acabe incorporada a nuestro protocolo. Particularmente nunca he tenido que recurrir a ello, pero el Artículo 190 del Reglamento Notarial hace referencia a esta posibilidad:

“En los casos del párrafo tercero del artículo 23 de la Ley, cuando a un Notario le sea imposible dar fe de conocimiento de los otorgantes por no conocerlos, ni puedan éstos presentar testigos de conocimiento, lo expresará así en la escritura, y en ella reseñará los documentos que le presenten para identificar su persona.

Tendrán entre éstos preferencia los carnets y demás documentos de identidad que estén expedidos por el Estado.

También podrá el Notario pedir la fotografía del interesado, incorporándola al protocolo”.

Por su parte el Artículo 23 de la Ley del Notariado dice:

“Los notarios darán fe en las escrituras públicas y en aquellas actas que por su índole especial lo requieran de que conocen a las partes o de haberse asegurado de su identidad por los medios supletorios establecidos en las leyes y reglamentos.

Serán medios supletorios de identificación, en defecto del conocimiento personal del Notario, los siguientes:

a)La afirmación de dos personas, con capacidad civil, que conozcan al otorgante y sean conocidas del Notario, siendo aquéllos responsables de la identificación.

b)La identificación de una de las partes contratantes por la otra, siempre que de esta última dé fe de conocimiento el Notario.

c)La referencia a carnets o documentos de identidad con retrato y firma expedidos por las autoridades públicas, cuyo objeto sea identificar a las personas.El Notario en este caso responderá de la concordancia de los datos personales, fotografía y firma estampados en el documento de identidad exhibido, con las del compareciente.

d)El cotejo de firma con la indubitada de un instrumento público anterior en que se hubiere dado por el Notario fe de conocimiento del firmante.

El Notario que diere fe de conocimiento de alguno de los otorgantes, inducido a error sobre la personalidad de estos por la actuación maliciosa de ellos mismos o de otras personas, no incurrirá en responsabilidad criminal, la cual será exigida únicamente cuando proceda con dolo. En tal supuesto el Notario, sin perjuicio de lo anterior, será inmediatamente sometido a expediente de corrección disciplinaria con la obligación de indemnizar los daños y perjuicios que se hayan producido por tal error a terceros interesados.

Si se trata de escrituras públicas relativas a actos o contratos por los que se adquieran, declaren, constituyan, transmitan, graven, modifiquen o extingan el dominio y los demás derechos reales sobre bienes inmuebles, o a cualesquiera otros con trascendencia tributaria, los comparecientes acreditarán ante el Notario autorizante sus números de identificación fiscal y los de las personas o entidades en cuya representación actúen, de los que quedará constancia en la escritura”.

No tengo claro a que casos se refiere el 190 cuando cita el párrafo tercero del Artículo 23. Tal vez se refiera a la letra c) del párrafo segundo, pues el tercero no consigo casarlo con lo que dice el 190.

En el caso de comparecencias para expedientes de asilo, refugio o repatriación, como hemos visto también puede ser necesaria una fotografía.

18.= ¿El Notario tiene que leerme la escritura entera?

Pues lo explica bien claramente el Artículo 193 del Reglamento Notarial:

“Los Notarios darán fe de haber leído a las partes y a los testigos instrumentales la escritura íntegrao de haberles permitido que la lean, a su elección, antes de que la firmen, y a los de conocimiento lo que a ellos se refiera, y de haber advertido a unos y a otros que tienen el derecho de leerla por sí.

A los efectos del artículo 25 de la Ley del Notariado, y con independencia del procedimiento de lectura, se entenderá que ésta es íntegra cuando el notario hubiera comunicado el contenido del instrumento con la extensión necesaria para el cabal conocimiento de su alcance y efectos, atendidas las circunstancias de los comparecientes.

Igualmente darán fe de que después de la lectura los comparecientes han hecho constar haber quedado debidamente informados del contenido del instrumento y haber prestado a éste su libre consentimiento.

Si alguno de los otorgantes fuese completamente sordo o sordomudo, deberá leerla por sí; si no pudiere o supiere hacerlo será precisa la intervención de un intérprete designado al efecto por el otorgante conocedor del lenguaje de signos, cuya identidad deberá consignar el notario y que suscribirá, asimismo, el documento; si fuese ciego, será suficiente que preste su conformidad a la lectura hecha por el notario”.

Yo he discutido con alguien por no leerle los linderos y hace unos días por no repasar diez números de cuentas de veinte dígitos. Ni que yo fuera un niño de San Ildefonso

19.= ¿Qué firma tengo que utilizar en una escritura?

Pues lo señala el Artículo 195.2 del Reglamento Notarial:

“Los que suscriban un instrumento público, en cualquier concepto, lo harán firmando en la forma que habitualmente empleen”.

Por cierto, el inciso final de este artículo dice:

“A ningún Notario se concederá autorización ni para signar, ni firmar con estampilla”.

Mis oficiales siempre me cuentan que uno de mis predecesores fruncía el ceño cuando alguien no firmaba con la firma del DNI, pero mi padre siempre me dijo que cuando el firmante era reconocible (identificable) sin la menor duda con su DNI que estimaba que podía firmar como le pareciera oportuno, dentro de un orden por supuesto claro pues si firmaba “Napoleón Bonaparte”, probablemente debía empezar a preocuparme.

20= ¿Qué documentos se unen a una escritura?

El Artículo 98.3 Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas Fiscales, Administrativas y del Orden Social dice:

“… deberán ser unidos a la matriz, original o por testimonio, los documentos complementarios de la misma cuando así lo exija la ley podrán serlo aquéllos que el Notario autorizante juzgue conveniente. En los casos de unión, incorporación o testimonio parcial, el Notario dará fe de que en lo omitido no hay nada que restrinja ni, en forma alguna, modifique o condicione la parte transcrita”.

Curiosamente esa norma que me refrescó hace poco un compañero y que ha hecho correr ríos de tinta y montañas de papeles y recursos, contiene ese apartado mucho menos conocido que deja claro que los Notarios incorporamos a nuestras escrituras los documentos que exija la ley y aquellos que nosotros juzguemos convenientes. No hay más que discutir. A partir de ahí cada uno tiene su criterio y al que no le guste y piense que este o aquel Notario hace escrituras largas o que podría hacerlas más cortas, mejor es que pregunte antes puesto que a posteriori ya no habrá marcha atrás. Por cierto, que también veo un argumento en favor del criterio del Notario para la incorporación de documentos en lo que dice el Artículo 196 del Reglamento Notarial:

“Salvo indicación expresa en contrario de los interesados, los documentos susceptibles de inscripción en los Registros de la Propiedad, Mercantiles o de Bienes muebles podrán ser presentados en éstos por vía telemática y con firma electrónica reconocida del notario autorizante, interviniente o responsable del protocolo. El Notario deberá inexcusablemente remitir tal documento a través del Sistema de Información central del Consejo General del Notariado debidamente conectado con el Sistema de Información corporativo del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles de España. El Notario deberá dejar constancia de ello en la matriz así como, en su caso, de la correspondiente comunicación del registro destinatario“.

Curiosamente nos acordamos más del 249 del Reglamento Notarial que del 196 a efectos de la obligatoriedad de las presentaciones telemáticas. El 196 dice podrán, salvo indicación y el 249 dice a salvo, deberán. Es más potente el 249 que el 196, a mi modo de ver.

Artículo 249.2 del Reglamento Notarial:

Tratándose de copias autorizadas que contengan actos susceptibles de inscripción en el Registro de la Propiedad o en el Registro Mercantil, de conformidad con el artículo 112 de la Ley 24/2001, de 27 de diciembrea salvo de que el interesado manifieste lo contrario deberán presentarse telemáticamente”.

Y para terminar y aunque no venga muy al caso: ¿para cuándo las presentaciones en los Registros de Bienes Muebles?

21.= ¿En qué consiste un testimonio parcial?

Dice el Artículo 246 del Reglamento Notarial (que está situado en sede de copias y no de testimonios): 

“Asimismo, podrán los Notarios librar testimonios a instancia de los que tuvieren derecho a copia, de determinados particulares de las matrices, ya literales, en relación o mixtos, conforme al señalamiento hecho por los legítimos interesados, haciendo constar el Notario que la parte no testimoniada no altera, desvirtúa o de algún modo modifica o condiciona la que sea objeto de testimonio; y de existir o no determinados instrumentos en la fecha que se indique y de que aquéllos pudieran pedir copia, haciendo constar en el pie del testimonio el carácter con que se expida”.

Siempre he llamado a este tipo de testimonios (los del primer inciso del precepto) “testimonios notaría Vigo” pues fue desde una notaría de Vigo desde dónde se me pidió por primera vez y así grabé el modelo que me facilitó mi padre y que siempre he usado desde entonces. En mis propias escrituras hago uso a menudo de este recurso que te salva (a ti y sobre todo a tus clientes o a los de un compañero) de bastantes apuros. Este es el modelo:

“Yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario del Ilustre Colegio Notarial de XXXX, con residencia en XXXX, DOY FE, de que a la matriz del Acta de Notoriedad (Herederos Abintestato), integrante del protocolo a mi cargo, autorizada por Don xxxxx, Notario que fue de xxxx, el día XXX, figura incorporado testimonio, expedido el mismo día por el mismo fedatario, de la certificación de defunción, que se encuentra debidamente apostillada, de la causante Doña xxxx expedido en Caracas (Venezuela), el xxxxx, cuyo testimonio de certificación literalmente dice así:

 

REPRODUCCIÓN DEL DOCUMENTO

 

A instancia de Don Tal y a fin de Cual, libro el presente testimonio, en XXXX a XXX.=”

Particularmente prefiero no incorporar documentos originales al protocolo a fin de que si se necesitara utilizarlos de nuevo, el interesado los tenga en su poder y no hayan quedado unidos al protocolo notarial por los siglos de los siglos. Fue lo que hizo este compañero, predecesor mío en la notaría de Mondoñedo, en el caso del modelo.

El inciso final

Es interesante el inciso final del Artículo 246 del Reglamento Notarial que hace referencia a un tipo de testimonio inusual que serviría simplemente para acreditar que existen o que no existen determinados instrumentos (escrituras, actas, pólizas …) en la fecha que el interesado nos indique, siempre que el interesado tenga derecho a copia e indicando el carácter con que se expida, entendiendo (bueno, entendiendo yo; si alguno entiende otra cosa que lo diga) que cuando se alude al carácter, se refiere a la finalidad con la se expide ese testimonio. Pienso que, tal vez, este inciso nos permitiría dar amparo a actuaciones similares a las que regula y que se nos solicitan (de vez en cuando) en cuanto al contenido de la Sección Segunda del Libro Indicador, que se regula en el Artículo 264 del Reglamento Notarial. Me refiero a esos casos en los que alguien necesita una reproducción (¿un testimonio?) de algo que conservas en tu Libro Indicador y de lo que el interesado necesita hacer acreditación. Pero,¿estará siempre claro quién es el interesado en ese documento? Yo he hecho testimonios de este tipo en alguna ocasión y los he minutado como si en realidad lo fueran. Se me ocurre también, si sería posible usarlo (o ampararse en cierto modo en el 246) para aquellos casos en que alguien pretende que hagas constar que has efectuado alguna comunicación a la que reglamentariamente estás obligado. Pienso en casos como el del que tiene un desaguisado catastral y quiere que le testimonies que tú hiciste la comunicación que te tocaba hacer o que le has digitalizado el DNI... Con la forma en que está funcionando el STI respecto de fincas “incorporadas y dudosas” o “incorporadas de origen”, esto se podría convertir en el pan nuestro de cada día.

22.= ¿Qué tiempo tiene la notaría para entregar las copias?

Lo dice el Artículo 249.1 del Reglamento Notarial:

“Las copias deberán ser libradas por los notarios en el plazo más breve posible, dando preferencia a las más urgentes. En todo caso, deberá expedirse en los cinco días hábiles posteriores a la autorización”.

Pero claro, téngase en cuenta que no es lo mismo un testamento que una hipoteca y que no es lo mismo que con posterioridad al otorgamiento se hayan de practicar o de llevar a cabo por ley, por conveniencia o a solicitud de los otorgantes otro tipo de actuaciones. Y es que tras el otorgamiento de su escritura, en la notaría quedan muchas cosas por hacer. Aquí tengo explicadas muchas de ellas. Aquí tiene usted otras cuantas más. En consecuencia, si ha firmado usted un testamento o un poder, se podrá ir con la copia bajo el brazo, pero si ha firmado usted una compraventa y una posterior hipoteca que se presenta en el Registro de la Propiedad que tiene que responder a la presentación o si ha firmado una compraventa y ha pedido al Notario que se la liquide de impuestos y se la inscriba en el Registro, los cinco días del Reglamento serán, casi con seguridad, imposibles de cumplir. Así que, a la gallega, termino con otra pregunta ¿qué ha ido usted a firmar a la notaría?

23.= ¿Quién puede tener un protocolo?

Voy viéndole el final a mi repaso al Reglamento Notarial (aunque estoy pensando que le voy a dar otra vuelta en busca de curiosidades que las hay y muchas) y me topo con este artículo:

Artículo 281: “La protocolización de toda clase de actos y contratos corresponde exclusivamente a los Notarios. Queda prohibida la formación de protocolos a toda entidad o persona que no sea Notario público con arreglo a la Ley y al presente Reglamento“.

No sé muy bien a que se podría estar refiriendo, pero se me ocurren dos cosas:

  1. ¿Supone una formación de protocolos esa querencia de algunas entidades y organismos públicos al envío de copias simples de escrituras a través de aplicativos que no solo suponen tenernos a su servicio sino también una infracción a esta norma reglamentaria (y en realidad a muchas otras de nuestro Reglamento)?
  2. ¿Supone una formación de protocolos a persona o entidad que no sea Notario público el depósito del Libro del Edificio en los Registros de la Propiedad?

Ahora que tengo fresca la norma veremos que otros casos se me van ocurriendo.

24.= ¿Puedo ver la escritura (o póliza) que firmé?

Pues sí, pero comience por leerse lo que dice el Artículo 32 de la Ley del Notariado:

“Ni la escritura matriz ni el libro protocolo podrán ser extraídos del edificio en que se custodien, ni aun por decreto judicial u orden superior, salvo para su traslación al archivo correspondiente y en los casos de fuerza mayor.

Podrá, sin embargo, ser desglosada del protocolo la escritura matriz contra la cual aparezcan indicios o méritos bastantes para considerarla cuerpo de un delito, precediendo al efecto providencia del Juzgado que conozca de él, y dejando en todo caso testimonio literal de aquélla, con intervención del Ministerio Fiscal.

Los Notarios no permitirán tampoco sacar de su archivo ningún documento que se halle bajo su custodia por razón de su oficio, ni dejarán examinarlo en todo ni en parte, como ni tampoco el protocolo, no precediendo decreto judicial, sino a las partes interesadas con derecho adquirido, sus herederos o causa-habientes. En los casos, sin embargo, determinados por las leyes, y en virtud de mandamiento judicial, pondrán de manifiesto en sus archivos el protocolo o protocolos a fin de extender en su virtud las diligencias que se hallen acordadas”.

Y siga después con estos 3 artículos del Reglamento Notarial:

Para las escrituras, el Artículo 282 del Reglamento Notarial:

Cuando con arreglo al artículo 32 de la Ley proceda que el Notario deje examinar por las partes interesadas con derechos adquiridos, sus herederos o causahabientes, un instrumento contenido en el protocolo, cuidará bajo su más estrecha responsabilidad, que la lectura se limite al documento en que tengan aquéllos interés y que no pueda sufrir el protocolo el menor daño o deterioro, y a tales efectos, el Notario buscará personalmente la escritura señalada y la pondrá de manifiesto a los interesados, no consintiendo se saquen notas o extractos de ella ni que sea hojeado el protocolo, sino en cuanto sea indispensable para la lectura de la matriz de que se trate, debiendo verificarse la exhibición ante dos testigos y extendiéndose de ella la oportuna acta”.

Para escrituras en los Archivos, el Artículo 303 del Reglamento Notarial:

Dentro de los límites establecidos en el artículo 32 de la Ley del Notariado, los Archiveros de protocolos, en los días y horas hábiles que tengan señalados, deberán facilitar a las personas de notoria competencia en los estudios de investigación histórica la consulta de documentos que cuenten más de cien años de antigüedad y ofrezcan indudable valor para dichos estudios, adoptando en todo caso las medidas necesarias para la conservación de los documentos que estén bajo su custodia”.

Para las pólizas, el Artículo 283 del Reglamento Notarial:

“….

El contenido del libro-registro no podrá ser revelado por el notario salvo en los mismos supuestos que el protocolo.

El notario custodiará en su oficina, bajo su responsabilidad, su libro-registro, debiendo realizarse, precisamente en dicha oficina, los cotejos procedentes con los mismos requisitos que se establecen para el cotejo de protocolo.

…”

En conclusión, sí que puede usted pero no se piensen que vamos a enseñarles nuestros protocolos así como así, y generalmente no habrá razón para hacerlo.

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario


 

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