Inicio / Nihil prius Fide / Dudas frecuentes sobre cuestiones notariales

Dudas frecuentes sobre cuestiones notariales

Comencemos este recopilatorio de cuestiones procedentes de mi sección de Faqs&Shots en material notarial con algunas generalidades y reflexiones varias.

1.= El Whatsapp y otras inmisiones en el otorgamiento

Ni las comisiones de cancelación son capaces de captar el interés de los que están con el Whatsapp durante todo un otorgamiento, sin levantar la vista del móvil en ningún momento, salvo para firmar. Comentaba un compañero en Twitter el otro día, que su estrategia en estos casos era marcharse del despacho y regresar un rato después, sin decir nada. Parece que suele causar efecto y que recuperas la atención del otorgante “abducido” por su teléfono móvil. He visto notarías en las que existen carteles prohibiendo el uso de la famosa App de mensajería instantánea.

No llegaré a tanto, pero es una situación incómoda la que generan esta clase de otorgantes, normalmente jóvenes. Tal vez algún día sean de esos del “a mi no me explicaron” o “el Notario no me dijo”. Espero, especialmente, que el tipo que firmó su escritura de hipoteca comiéndose un bocadillo no tenga la cara dura de alegar nada por el estilo.

2.= Clientes “on fire”

 “Tenemos una cliente un tanto especial que desea hacer testamento, pero pone dos condiciones y es que se haga a primera hora, a ser posible 9:30, y la segunda que sea en nuestra oficina”.

Hombre, si es especial y firmamos en vuestro despacho, no voy a tener ordenador. Si surge cualquier problema, y estas personas son de las que te cambian hasta una coma o se extrañan si hay que salvar algo, vamos a tener que acabar yendo a la notaría. Por otra parte, salir de la notaría sin una razón justificada (enfermos, mayores, etc …) pues no es lo que corresponde, pero estoy dispuesto a hacer una excepción. Eso sí, no respondo de atascos de tráfico y hay muchos en Talsitio a la hora que paso por allí. Así que vale, pero con estos matices.

“El testamento lo tendríamos perfectamente repasado para que no haya que cambiar nada. No pasa nada si no es a las 9:30, pero máximo 9:45 porque si hay un retraso mayor, entrará en cólera y se pondrá muy alterada”.

Pues si va a montar en cólera te digo que no. Hoy he dejado a mi hijo en el colegio a las 07:55 y he llegado aquí casi a las 10. Había un atasco tremendo en Talsitio y eso no depende de mi. Así que lo siento, pero si sufro un retraso (el que sea y por lo que sea) no quiero numeritos y no puedo aceptar el encargo.

“El cliente me comenta que podría ser a las 10:30. ¿Te viene bien a esa hora? Perdona las molestias pero ya sabes como son a veces los clientes”.

Pues mira, he pensado que no voy a ir. Si es una persona tan exigente, yo debo de ser todavía más escrupuloso en el cumplimiento de mi función y no debo salir a firmar fuera de mi notaría si no está justificado y como no lo está en este caso, no voy a ir. Lo siento, pero la vida está llena de impertinentes y hay que pararles los pies de vez en cuandoEn mi despacho tiene las puertas abiertas y le ofrezco puntualidad “británica”.

3.= Ilustrísimos, Ilustres y Señorías

A propósito de mi post de hoy, busco en la Wikipedia cuál es el tratamiento protocolario que tenemos los Notarios.

La Wikipedia dice que

“Tienen el tratamiento de Señoría (V. S. o S.ª):

Los registradores

Los Notarios de capital de provincia o Colegio, o los que desempeñen notarías de primera clase no comprendidas en las anteriores”. 

O sea que todos los Notarios de primera son Señorías puesto que no hay capitales de provincia que no sean primeras (lo son por serlo) y ningún Colegio tiene su sede en una ciudad que no sea capital de provincia. Los de segunda y tercera, no tenemos derecho a nada. Entonces, ¿ahora cuando llame a mi Registro voy a tener que preguntar por Su Señoría? Yo tendré que conformarme con el Don y con aquel ¡buenos días, Señor Notario¡ con el que me saludaba Chipo en las mañanas mindonienses y con el que María Cosme me han saludado en las escaleras de la notaría esta misma mañana. Por cierto, la Cruz de San Raimundo puede dar también el trato de Señoría…así que ya saben ustedes ;)))

4.= ¿Qué significa “nihil prius fide”?

Significa “nada antes que la fe” (la fe pública, claro) y es el lema de los Notarios españoles. Lo cierto es que nuestro lema es fuente de muchas anécdotasAquí van algunas:

Don Nil también es conocido como Don Nihil o Don Naial

Me ocurrió en la firma de un testamento. Estaba solo en la notaría, y mientras explicaba a una Señora qué opciones tenía en un testamento, mira a mis tarjetas que están sobre la mesa y me dice:

Señora: ¿Está usted solo?

Notario: Sí Señora, una de mis empleadas está de vacaciones y la otra ha acabado su jornada, así que sí, estoy solo.

Señora: ¿Y Nil?

Notario: ¿Nil? No sé a quién se refiere, Señora.

Señora: Sí, Nil, el otro que trabaja aquí.

Notario: Creo que se está confundiendo Señora, aquí no trabaja nadie que se llame Nil. Y creo que tampoco trabajó nadie con ese nombre con los Notarios anteriores.

Señora: Entonces, ¿por qué ponen que aquí trabaja Nil?

Yo no salía de mi asombro…

Notario: Discúlpeme, pero que yo sepa, nadie ha hecho nada de lo que pueda inferirse que aquí trabaja un señor que se llame Nil.

Señora: ¿Cómo que no? En su misma puerta, pone Notario de nombre Nil, de primer apellido Prius, y de segundo apellido Fide.”

¿Que nombre tan raro tiene la Notaria? ¿Nihil? ¿Es vasca?

Naial praius faid

Mac, mi querido preparador, tiene en la puerta de su despacho (que era el de su padre, también Notario como el mío), una preciosa vidriera que reproduce el escudo notarial que incluye nuestro lema. Mac me contaba que en una ocasión le preguntaron:

– Oye Mac, ¿que significa eso de “naial praius faid”?

– Significa “nada antes que la fe”, pero no es inglés, es latín.

Lo dicho, es latín, no es inglés, así que léalo “como suena”.

 

Y terminaremos con un batiburrillo de 18 cuestiones más o menos extensas que son eminentemente notariales….

 

5.= ¿Qué son los informes de actividad del vivo, el fallecido y el prestamista?

Hablé hace algún tiempo en este post relativo a la fianza, de la importancia del llamado Informe de Actividad del Fallecido, para conocer datos relativos a documentos firmados desde 2004 hasta hoy, por una persona a quien fuéramos a heredar. Además del Informe de Actividad del Fallecido, también pueden solicitarse en cualquier notaría española el llamado Informe de Actividad del Vivo y el Informe de Actividad del Prestamista Particular. Recientemente se me han planteado dos casos en los que me ha resultado de gran interés la consulta.

Informe de actividad del fallecido y/o del vivo en escrituras de herencia y donación

La figura de la Acumulación de Sucesiones y Donaciones puede dar lugar a alegrías y a verdaderos disgustos. Es una figura compleja, que cuesta descubrir y aplicar correctamente y que podemos desentrañar y prevenir mediante los Informes de Actividad. Creo que es fundamental en las herencias pero también en las donaciones.

Informe de actividad del vivo en escrituras de apoderamiento

Dado el riesgo que supone tener otorgado un poder a alguien que se ha convertido en inapropiado y dado que es fácil olvidar que los firmamos, las copias que existen y quién las tiene, el Informe de Actividad del Vivo se revela como un utilísimo instrumento para saber qué poderes tengo otorgados y a favor de quién. Un caso interesante sería el de matrimonios en trance de separación o de divorcio que tras años de matrimonio ni recuerdan si han podido otorgarse o no algún poder. Podría perfectamente pedirse al tiempo de otorgar el divorciado o separado un nuevo testamento o cuándo se efectúa el otorgamiento de capitulaciones matrimoniales con o sin liquidación de gananciales, por poner algunos ejemplos.

Otra buena ocasión para usar el informe se nos presenta cuando alguien no localiza una copia de una escritura y acude a la notaría donde cree que se firmó. Si se trata de una escritura posterior a 2004 y el interesado no nos concreta, no podemos ponernos a buscar en los índices de los últimos quince años (en los índices que conservamos de cada año debidamente encuadernados se puede localizar por orden alfabético a todos los que han pasado por la notaría en el año en cuestión), por lo que podría ser muy útil recurrir al informe para localizar la escritura que se busca. Hasta se podría acudir a cualquier notaría de España y que una vez localizada (gracias al informe) se curse, desde esa misma notaría a la que el interesado ha acudido, la oportuna petición a la notaría (o Archivo Notarial) donde se encuentre. Considero que la solicitud del informe podría documentarse con una petición con firma legitimada que se llevaría al Libro Indicador. No hay ninguna norma que nos exija una forma de constancia específica de la solicitud. El informe se entregaría el cliente y quedaría archivado como cualquier otro de los documentos que pedimos a través de SIGNO (es decir, dentro del propio sistema). Si preferimos recurrir al acta, he aquí un modelo:

“NÚMERO 

En xxx, mi residencia, a xxx

Ante mí, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de esta Villa y del Ilustre Colegio Notarial de XXXX

C O M P A R E C E:

DOÑA

Tiene, a mi juicio, la capacidad legal necesaria para otorgar la presente acta, anteriormente calificada, y, al efecto,

M E   R E Q U I E R E:-

Para que le solicite vía Signo Informe de Actividad General que incorporaré a la presente cualquiera que se el resultado obtenido. Acepto el requerimiento que se me formula y que cumplimentaré oportunamente, en la medida y brevedad posibles.

Así lo dice y otorga.

1ª DILIGENCIA. La extiendo yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de XXXX Ilustre Colegio Notarial de XXX, en XXX, mi residencia, para hacer constar que el día XXXX, solicito el informe de actividad a que se refiere la matriz precedente, cuyo justificante y resultado incorporo a la presente. De todo lo cual, y de quedar extendida esta diligencia en el mismo último folio en que lo fue la matriz precedente, yo, el Notario, Doy fe.=”

Informe de Actividad del Prestamista

“A fin de evitar problemas en la inscripción de las hipotecas entre particulares cuando les conste que la misma persona física ha intervenido en algún préstamo anterior sin haber cumplido los requisitos de la Ley 2/2009, de 31 de mayo, se dotó a los Notarios de una aplicación que nos permite comprobar, antes de autorizar un documento de préstamo entre particulares, si el prestamista -persona física o jurídica sin código SICA–  ha concedido otros préstamos anteriormente,  con el fin de verificar si, por su frecuencia, cabe presumir una habitualidad que incluya la operación en el ámbito de aplicación de la citada Ley 2/2009, de 31 de mayo. Con la simple consignación del DNI de la persona física prestamista, o del NIF si se trata de persona jurídica, podremos saber qué operaciones de préstamo entre particulares ha realizado dicha persona con anterioridad ante el mismo u otros Notarios desde 2004, de manera que podamos tener elementos de juicio para  ponderar si esas operaciones previas implican la habitualidad que impondría la aplicación de la Ley 2/2009“.

6.= ¿La ley de Seguridad del año 2015 ha incidido en el modo de identificar a los extranjeros?

“¿La Ley de Seguridad del año 2015 ha incidido en el modo de identificar a los extranjeros en el sentido de que siempre es exigible el Permiso de Residencia en vigor y no es suficiente el Pasaporte? Parece darlo a entender pero creo que si el documento que se firma no tiene trascendencia tributaria sería bastante el Pasaporte; el problema es si traen Tarjeta de Residencia caducada y te dicen que no la van a renovar”.

Pues no estoy seguro. Yo diría a bote pronto, pues la casuística es grande y la decisión hay que tomarla cuando hay que tomarla, que para empezar conviene señalar que hablamos de nacionales de países que no formen parte de la UE, pues los de la UE no tienen ya Tarjeta y tienen derecho a residir en España. Así que nos centraremos en los nacionales extra UE, con los que lo que yo hago es lo siguiente:

  1. Si hay Tarjeta y está vigente, utilizo la Tarjeta e indico su número (que lo tiene y cambia con cada renovación), su vigencia y el NIE (que no cambia nunca) y que también figura en la Tarjeta y es distinto al número de la propia Tarjeta (que es de la Tarjeta y no del sujeto en cuestión). Si el documento lo requiere (pues porque vaya a enviarse al país de procedencia del sujeto, por ejemplo) cito también el Pasaporte e incluso el DNI del país de la nacionalidad del sujeto.
  2. Si hay Tarjeta y no está vigente, no queda más remedio que utilizar el Pasaporte (del que también cito número y vigencia) y me surge la duda de la acreditación del NIE. ¿Es posible acreditarlo con una Tarjeta de Residencia caducada? A mi juicio, sí.
  3. Y si la Tarjeta ha caducado y no se acredita la renovación (o su solicitud), ¿qué ocurre? Pues es en estos casos de permisos caducados en los que se me plantea la duda y el conflicto. ¿Puede otorgar un documento publico notarial alguien que no esté legalmente en España? Pues yo entiendo que hay una serie de documentos que sin duda debe poder hacer, pero otros, que serían los de trascendencia tributaria, no podrían ser otorgados sin la oportuna renovación, aunque se tenga NIE y este se pueda acreditar con la Tarjeta ya caducada. La situación de los que tienen la Tarjeta caducada sería equiparable a la de los que nunca la han tenido y no disponen de NIE, pues también pueden tener necesidad de otorgar algunos documentos notariales.

Puede complementarse la lectura de esta entrada con esta otra de los Notarios en Red. Observemos que se utiliza el tradicional término de “inmigrantes”y no el reciente “migrante”y que no se hace referencia a las situaciones de irregularidad en la entrada o permanencia en territorio español. Se me ocurre pensar que ocurriría si un migrante recién llegado a España, tuviera necesidad de un Notario para un poder, un testamento o un acta de manifestaciones … De acuerdo con mi criterio el documento debería poder ser autorizado.

7.= ¿Por qué no se firman todas las hojas de una escritura?

 “¿No serí­a procedente o conveniente que se firmaran todas las hojas de las escrituras?”

Pues no, no lo es, puesto que las escrituras se imprimen en papel timbrado exclusivo para los documentos notariales que fabrica la FNMT y que se reparte entre los Notarios quedando constancia de las series y números que a cada uno se nos entregan en cada envío e indicándose en cada escritura la serie, cantidad y numeración de los empleados. De esta forma se evita lo que preocupa al consultante: una posible sustitución de las hojas no firmadas.

8.= ¿Qué ocurre si quemo mi escritura?

Una cuestión habitual en los blogs notariales es esa en la que intentamos explicar a la gente, qué hacer cuando no encuentran la copia de la escritura de compra o de hipoteca de su casa o la de la herencia de la casa del campo de sus padres que ahora necesitan para poder venderla. Con esta FAQ intento contestar a esa misma cuestión pero desde otra órbita o punto de vista. Es este:

“Si firmas un contrato/escritura/compromiso en firme de esos que no te has leído del todo bien y que te compromete a llevarte a la ruina y, nada más firmarlo, te das cuenta del error cometido y buscas un mechero y le prendes fuego a tu copia, ¿el contrato deja de tener valor?”.

Lo primero que hice, fue contarle a este amigo la siguiente anécdota que le sucedió a mi padre:

“Una señora firmó unas capitulaciones matrimoniales con mi padre (no se casaba con mi padre, mi padre era el Notario). Al dia siguiente apareció en la notaría e insistió en volver a ver a mi padre y en que mi padre le enseñara la escritura que había firmado. Mi padre se la dio; la señora cogió uno de los folios, lo hizo un gurruño y se lo metió en la boca. Completamente real”.

El consejo que me dio mi padre es que una vez la matriz está firmada, otorgada y autorizada, no la sueltes. Nada de “¿me puede enseñar la escritura que firmé?”. Yo ni siquiera dejo ni que los más conocidos y habituales de la notaría, atraviesen el pasillo de camino a la copista con mis matrices en la mano. “¿Quieres que se la lleve yo a Fulanita?”. “No, gracias, ya se la llevo yo”.

Aquello de mi padre tuvo difícil solución. Solo existía un protocolo informático, no se habían hecho las copias y, aunque la Señora no llegó a hacer la digestión del folio, lo cierto es que fue completamente irrecuperable. El sentido común imperaría e imagino que aquellas capitulaciones se sustituirían por un nuevo acuerdo entre los cónyuges, aunque no lo sé y mi padre ya no está en este mundo para preguntarle por el final de una historia que yo no recuerdo.

En un caso y en otro (merendados o quemados) no dejan de tener valor los documentos otorgados y luego desaparecidos o destruidos pero entrarían en juego las normas sobre reconstrucción del protocolo que contiene el Reglamento Notarial. Hace poco yo mismo he llevado a cabo un expediente de reconstrucción de un protocolo desaparecido que tengo intención de contar en forma de post. Sobre las destrucciones intencionadas aconsejo esta lectura. No existiendo nada de nada para reconstruir, pues ocurriría como dice mi amigo “el contrato dejaría de tener valor” al no poder probarse ni su existencia, ni su contenido, siempre que no pueda recurrirse a otros medios de prueba admitidos en derecho para el caso de que no quepa una repetición de la jugada que solo será posible si todas las partes estuvieran conformes. No obstante, en el caso de mi amigo la cosa tendría fácil solución puesto que aunque no querría repetir la jugada, cometió la torpeza de no quemar también la copia de la otra parte con lo que su arrepentimiento y sus tendencias pirómanas no le habrían servido absolutamente de nada. Por supuesto, en el ámbito de los documentos privados, las malas intenciones de mi amigo serían mucho más fáciles de llevar a cabo que tratándose de una escritura pública.

9.= ¿La escritura de declaración de obra nueva sirve para preparar una herencia o es necesaria la original?

No comprendo muy bien esta pregunta, pero me da la sensación de que lo me consultan es que si para preparar una escritura de herencia en la que se incluye una finca sobre la que tras su adquisición se declaró una obra, hace falta la copia autorizada de la escritura de declaración de obra nueva o la de adquisición del terreno (o ambas…).

Si hay un solar o terreno sobre el que se declaró una obra, en la herencia hay que describir el inmueble tal y como se encuentre tras esa declaración (y hasta actualizarlo más, si cabe), así que sí, la respuesta es sí: hay que llevar copia de esa escritura (copia autorizada, pues el original es el que conserva el Notario en su protocolo y que con los años, pasa a los archivos correspondientes) y no sería necesaria la del propio terreno. Yo siempre aconsejo “grapar”(conservar juntas) ambas escrituras y así llevarlas a donde sea preciso hacerlo. Podría ser relevante algún dato o circunstancias del viejo título de adquisición a efectos de preparar la herencia que se pretende hacer en este momento.

10.= Si pido una nueva copia de mi escritura extraviada, ¿tengo que llevarla al Registro y a Hacienda?

“He perdido la escritura original de compraventa de mi vivienda. Quisiera saber si es posible hacer un duplicado y cuanto sería el coste de hacerlo. No debía de tener más de seis páginas. Por otro lado, si fuese posible hacerla, ¿es necesario acudir al Registro otra vez a presentar el nuevo documento o no haría falta pues es solo una copia de la original que en su día ya se presentó? ¿Se debería de tramitar en Hacienda el nuevo documento aunque esté exento de pagar?”.

Ya sé que la consultante lo tiene claro, pero yo “lo aclaro” para los demás. El original se lo queda el Notario y los otorgantes se llevan copias que pueden ser autorizadas (en papel timbrado, firmadas por el Notario y sin las firmas de los que firmaron) o simples (que van en otro papel distinto y que no llevan firma alguna).

En cuanto a la pregunta, sí, es posible hacer una copia simple o autorizada. La simple es más barata, aunque teniendo en cuenta que la necesita porque la ha perdido, será mejor la autorizada. Para minutarla, el otro criterio a tener en cuenta (al margen de la extensión) es el de la antigüedad (la fecha del otorgamiento). Cuanto más larga y más vieja, peor

En cuanto a las demás preguntas:

  • No, no hace falta llevar esa escritura al Registro, pues el negocio jurídico ya se inscribió en su día.
  • Tampoco hace falta llevarla a Hacienda. La expedición de copia no constituye hecho imponible de ningún impuesto, si exceptuamos la cuota fija del AJD que se paga mediante la expedición de esa copia en el papel timbrado de uso exclusivo por los Notarios.

11.= ¿Para firmar contigo una compraventa, tengo que desplazarme hasta allí o podría hacerlo con la intermediación de otro Notario de mi localidad?

Por supuesto existe la posibilidad de intervenir por medio de representante otorgando un poder al efecto. De no optar por un poder, la única alternativa al desplazamiento es utilizar un mandatario verbal cuya actuación puede inmediatamente ratificarse ante otro Notario de tu localidad. El Notario ante quien se firma la escritura, envía copia electrónica al Notario de tu localidad y una vez revisada por ti la escritura firmada en mi notaría, la ratificas mediante otra escritura en la notaría de tu localidad y con tu Notario habitual, que a su vez me lo comunica a mí, que haré constar la ratificación en mi escritura.

Entonces (y ahora me auto-pregunto), si no voy o no mando un poder, o mando a alguien que actúe por mí sin poder, ¿no hay otro modo? No, no lo hay. La identificación y el juicio de capacidad notarial, son hasta el momento insustituibles por otros mecanismos que proporcionen la misma o mayor garantía, por mucho que no se pueda entender por algunas personas.

Dos personas recientemente me han preguntado, una en general y otra refiriéndose a la contratación mercantil que por qué todo lo que hacemos los Notarios no se puede hacer ya on-line, digitalmente, por video conferencia o procedimiento similar. Los vientos europeos podrían ir en esta línea como explicaron los de notaríAbierta para el ámbito mercantil, pero de manera general la llegada de este tipo de contratación, en un ámbito tan sensible como el nuestro, ha de dotarse de las garantías necesarias por lo que, de momento, no queda más remedio que esperar.

12.= ¿Podría otorgar la escritura de compraventa en tu notaría, aunque ninguna de las fincas, ni yo mismo estemos radicados allí?

Sí. Curiosamente mucha gente no sabe (y se sorprende y hasta no lo cree cuando se le dice) que los Notarios no podemos firmar escrituras más que en el término municipal correspondiente a la notaría de la que somos titulares y en el resto de los términos municipales del Distrito Notarial al que pertenezca nuestra notaría y que no tengan notaría demarcada (si la tienen y está vacante, tampoco puedes firmar allí). Eso supone que cualquiera pueda firmar sus escrituras con el Notario que prefiera, es decir, que el cliente puede desplazarse al Notario que quiera, pero el Notario no puede desplazarse a cualquier lugar. Es una cuestión de competencia territorial derivada fundamentalmente de la condición de oficina pública que las notarías tienen en España.

Existen, no obstante, algunos casos en los que la competencia para autorizar nuestro documento, le corresponde al Notario o Notarios de un determinado lugar. Hablamos de divorcios, abintestatos, actas de presencia o de notificación o de algunos expedientes de dominio. En el resto de los casos, uno puede elegir ir al Notario que más le convenga o le guste, aunque alguno pueda pensar que las diversidades entre Comunidades Autónomas, podrían aconsejar acudir a un Notario del lugar, que estará más a punto y en forma con la legislación autonómica correspondiente y que conocerá las particularidades de tal o cuál Registro o de tal o cuál Ayuntamiento. Es cierto, en este estado plurilegislativo nuestro, que es difícil saber si en la declaración de obra de una nave industrial en Cataluña o en Orense, me pueden pedir algo que no me pedirían en Alicante, pero todo es cuestión de ponerse a empollar y así no meter la pata. A mí me gusta que me pongan en el compromiso…

En consecuencia, mi consultante puede venir a firmar su escritura a mi notaría y no necesita ni estar empadronado, ni domiciliado fiscalmente en mi pueblo, en mi provincia o en mi Comunidad, y puede hacerlo, aunque las fincas objeto de la misma tampoco no estén en mi municipio, en mi provincia o en mi Comunidad Autónoma. Cualquier Notario puede firmar una escritura relativa a una finca situada en cualquier lugar de España (y fuera de España aunque esta ya es otra historia) y con personas de cualquier lugar de España (o del extranjero, residentes o no residentes en situación legal, aunque esta también es otra historia).

13.= ¿Cuál es la naturaleza jurídica de una notaría?

“Y ya de paso ¿cuál es la relación laboral existente entre el Notario y los empleados de la Oficina Notarial?”

En España, los Notarios somos funcionarios públicos sometidos al RETA y nuestros trabajadores son trabajadores sujetos al Estatuto de los Trabajadores con su correspondiente Convenio Colectivo. La notaría es una oficina pública cuyo mantenimiento a todos los efectos corresponde al Notario titular. El número de notarías está determinado por el Ministerio de Justicia.

14.= ¿Cada cuánto tiempo hay un concurso de traslado para los Notarios?

Pues cuando cumplí los 15 años como Notario comenté que en esos 15 años, había  habido 33 concursos (números 418 al 451)- Eso supone una media de 2 concursos anuales. Exactamente de 2,2 concursos anuales o lo que es lo mismo, un concurso cada 5-6 meses. Falta agilidad, a mi modo de ver. Sería deseable mejorar este resultado y ponernos en los 3 concursos anuales de media. La información es de las “gestorías de los notarios”: la desaparecida Gestoría Paniagua,  su sucesora Herrero&Gutiérrez y Calvo.

15.= ¿Puedo hablar con el Notario?

“Estoy intentando contactar con algún Notario y me es bastante complicado. Quería saber si podías ayudarme con una duda que tengo en un caso real. Mi suegro ha fallecido y mi suegra vive. Tenían dos hijos (uno de ellos es mi marido). Quieren vender una vivienda que está a nombre de mis suegros y de otros familiares y me pregunto si es necesario hacer la declaración de herederos para vender la vivienda o si sería suficiente con que mi suegra fuera a vender con el resto de familiares”.

Es lógico que la gente piense que su problema no lo tiene nadie más en el mundo y por eso quieren hablarlo directamente con el Notario y solo con el Notario y nada más que con el Notario. También pensarán que su asunto es confidencial y que no quieren que nadie más que tú lo sepa y no se fían de contárselo al oficial que les está atendiendo. Yo no me niego a atender a nadie, pero sí que pido a mis empleados que procuren averiguar de que va la consulta, a fin de que cada cuestión sea atendida por aquel a quien corresponde en la notaría, conforme a su naturaleza y dificultad. Es muy frecuente que una vez que el consultante ha conseguido sentarse a tu mesa y comienza su consulta, te la llene de escrituras para ver como resuelve un problema de linderos que no encajan o un exceso de cabida sin mayor complicación (o que es la segunda o tercera vez que te plantea) o puede que para decirte que necesita la legitimación de una firma o un testimonio por exhibición, lo que vendría a ser como ir al médico para que te ponga una tirita. A este del testimonio, estuve a punto de decírselo, ¿y llevas media hora en el pasillo para decirme que necesitas un testimonio urgente? 

Contactar con una notaría es facilísimo. Otra cosa es que uno quiera hablar con el Notario para cosas que resuelven habitualmente sus empleados. Es como querer hablar con el Director de El Corte Inglés para cambiar una camisa.

“La verdad es que ningún empleado me ha dicho que él me podía solucionar la duda”.

Claro, porque lo normal es decir que uno quiere hacer una consulta sobre una declaración de herederos o sobre una herencia o sobre una venta y que le encaminen a uno con una pequeña explicación de este estilo: “No, no se puede vender sin heredar y no se puede heredar sin testamento y si no hay testamento sin hacer la declaración de herederos. Si quiere, pueden pedir cita y ponemos en marcha la obtención de la copia del testamento o la tramitación de la declaración de herederos y la posterior herencia y compraventa que podrían hacerse en una misma escritura a través de lo que llamamos venta en comunidad hereditaria. No es sencillo resolver estas cosas por teléfono. Si hubiera alguna dificultad especial que exija que hablen ustedes con el Notario, no se preocupen que así será”Es decir, hay que llamar decir que se quiere, que te pasen con alguien o que te digan que te pases por la notaría y desde ahí empezar a resolver tu problema. Como en cualquier otra oficina es necesario filtrar y no corresponde al Notario atender estas consultas básicas, por mucho que al consultante le puedan parecer un problemón.

16.= ¿Qué competencias nuevas tienen los Notarios tras la Ley de Jurisdicción Voluntaria?

Veinte nuevos tipos de escrituras o actas notariales surgieron, según clasificación de mi Programa de Gestión notarial, tras la entrada en vigor de la Ley de Jurisdicción Voluntaria. En mi pequeña notaría no me he estrenado más que con algunos de ellos. Son estos (y si falta alguno, pues lo añadiré cuando caiga en la cuenta):

  1. Acta de expediente previo a la celebración de matrimonio. AÚN NO SE PUEDE.
  2. Escritura de celebración de matrimonio. NO ME HE ESTRENADO.
  3. Escritura de separación matrimonial o divorcio. HE DIVORCIADO, PERO NO SEPARADO.
  4. Modificación de acuerdo de separación o divorcio. NO ME HE ESTRENADO.
  5. Acta de notoriedad para la constancia del régimen económico matrimonial. UNA LLEVO.
  6. Convenio regulador. NO ME HE ESTRENADO, AUNQUE HE HECHO COSAS QUE SE APROXIMAN.
  7. Modificación de convenio regulador. NO ME HE ESTRENADO.
  8. Escritura de nombramiento de perito en contrato de seguro. NO ME HE ESTRENADO.
  9. Nombramiento de perito en general. NO ME HE ESTRENADO.
  10. Escritura de conciliación. NO ME HE ESTRENADO.
  11. Aprobación de la partición realizada por el contador partidor. NO ME HE ESTRENADO.
  12. Aceptación de herencia a beneficio de inventario. NO ME HE ESTRENADO.
  13. Designación o nombramiento de contador partidor dativo o albacea. NO ME HE ESTRENADO
  14. Prórroga en el cargo de contador partidor o albacea. NO ME HE ESTRENADO.
  15. Acta de notoriedad de herederos abintestato colaterales. SÍ HE HECHO ALGUNAS.
  16. Acta de requerimiento al heredero para aceptar la herencia. ME HA LLEGADO ALGUNA DE OTRO COMPAÑERO.
  17. Acta de ofrecimiento de pago y consignación de deudas. NO ME HE ESTRENADO.
  18. Acta de procedimiento de reclamación de deudas dinerarias no contradichas. HE ESTADO A PUNTO.
  19. Acta de subasta electrónica notarial. NO ME HE ESTRENADO.
  20. Acta de jurisdicción voluntaria sobre recuperación de depósitos y títulos valores. NO ME HE ESTRENADO.

17.= ¿Las notarías se cierran por vacaciones?

Es una pregunta habitual sobre todo en las fechas veraniegas. Quizá sea porque se nos relacione con el mundo judicial que queda paralizado en Agosto, pero no, las notarías no cerramos por vacaciones, aunque habría hacer algunos matices.

No cerramos las notarías únicas, es decir, las notarías de localidades en las que no existe más de un Notario, aunque los empleados de la notaría y los Notarios tengamos vacaciones, como es lógico. Como en cualquier otro trabajo, los que no están de vacaciones suplen (en la medida de lo posible) a los que las están disfrutando y el Notario es sustituido por un compañero (el que determina el Reglamento Notarial u otro que pueda hacerlo). Sin embargo, cuando la notaría no es única, si que podría cerrarse haciendo coincidir las vacaciones de Notario y empleados, dejando a alguien de guardia porque (sin duda) habrá algunas cosas que atender (retirada de documentación y pagos, fundamentalmente) y con la indispensable organización con los compañeros de plaza o con alguno de ellos, puesto que el servicio en la localidad no puede quedar desatendido, circunstancia que es controlada por el Colegio Notarial correspondiente.

Dicho lo dicho, terminaría diciendo que no es usual el cierre de una notaría por vacaciones. Yo no he tenido opción de hacerlo pues llevo quince años como Notario único, pero mi padre que lo fue muchos años en un par de capitales solo lo hizo cuando por razón de edad y falta de acuerdo entre sus empleados, consideró que había llegado el momento cambiar el sistema.

18.= ¿Qué significa cierre de copia en notaría?

Pues no tengo ni idea. De cerrar algo, se cierran las escrituras matrices cuando terminan las actuaciones derivadas de la misma. Muchas de ellas están explicadas en este post. Sobre el cierre de escritura me han preguntado recientemente. Sospecho que la pregunta no viene de España. Tal vez en otros países de notariado latino no sea necesaria la unidad de acto que es necesaria en España para las escrituras, pero cerrar copia, no tengo ni idea de que es. No conozco esa expresión.

19.= ¿Qué hacer cuando un Notario deja de trabajar y no acaba su escritura social?

No tengo claro a que se refiere esta consulta y caben muchas suposiciones. Podríamos pensar que un Notario se ha jubilado y ha dejado “a medio hacer” algunas escrituras, es decir, sin firmar, sin autorizar. Cuando se trata de poblaciones con notaría única, la cosa es sencilla, puesto que otro Notario atenderá (sustituirá por vacante) la notaría que ha quedado sin Notario. Si, por el contrario, hay más de una notaría, le aconsejo que retire la documentación y se la lleve al Notario que usted considere conveniente, salvo que no le importe esperar a que haya un nuevo titular de esa notaria, que en la vacancia permanecerá oficialmente cerrada.

20.= ¿Qué es una copia testimoniada o testimonial?

Me lo preguntaban hace poco y solo caí en la cuenta cuando le di la vuelta a la tortilla, dado que si hablamos del testimonio de una copia, la cosa cobra todo su sentido.

En ocasiones se expiden por el Notario testimonios de copias autorizadas expedidas a su vez por ese mismo Notario o por otro distinto. ¿Con qué fin? Pues, es habitual en el ámbito de sociedades que contratan con administraciones y, en el caso de mi consultante, práctica de algunas notarías (yo no lo hago) como forma de sustituir la copia autorizada de algunas escrituras cuando puede resultar costosa (como en las herencias que pueden ser de una extensión considerable) por un documento más económico. Si no fuera por el coste, está claro que no se expedirían ni la mitad de este tipo de documentos, que no tienen los mismos efectos que aquellos que reproducen. Caso especial es de los testimonios de copias autorizadas de poderes, puesto que esos testimonios no son válidos para que el apoderado acredite sus facultades. Al menos en el ámbito notarial, que yo en otros ámbito “yo no me meto”.

Esta clase de testimonios se están utilizando para el famoso ROLECE.

21.= ¿Cuantas copias autorizadas, electrónicas y simples necesitaría si deseo realizar todos los trámites yo mismo?

Como regla general podríamos decir que se necesitará una copia autorizada (en las herencias es usual que haya una para cada heredero) y dos copias simples(una para liquidar los impuestos  y otra para conservar en su poder). Copias autorizadas simples y electrónicas no se necesita ninguna para esos trámites y además no cumpliría usted las especificaciones técnicas para su obtención. Es posible que para muchos trámites (suministros, comunidad de propietarios, empadronamiento, etc…) le puedan pedir alguna más, pero normalmente suele bastar con fotocopias de la copia simple. Una copia simple no es lo mismo que una nota simple.

22.= ¿Las copias simples van firmadas?

No. Mientras que las copias autorizadas se imprimen en el papel timbrado de uso exclusivo notarial, las simples se imprimen en el que llamamos “papel de los Colegios”.  El Notario, en el caso de las autorizadas, rubrica cada hoja y firma y signa en la última de todas. Las firmas de los otorgantes no están en las copias (cosa que suele extrañar a más de uno que espera quedarse con el original (la matriz), preguntándose en muchas ocasiones en los otorgamientos:“¿esto me lo llevo?”“no, esto es mío”, les digo). El Notario no firma, ni signa, ni rubrica en las copias simples. Tampoco aparece en ellas ninguna otra firma.

23.= ¿El Notario está obligado a darme borrador de la escritura?

Plantearse el carácter obligacional de esta cuestión es demostrativa de que puede existir alguna clase de problema, pues no es razonable no dar borrador a quien lo pide. No existe norma reguladora de tal obligación si exceptuamos la normativa hipotecaria que sí impone al Notario y permite al interesado examinar el proyecto (o borrador) de su escritura y por tanto ha de aplicarse en esta materia la lógica y el sentido común. Es lógico que alguien quiera examinar lo que va a firmar con la antelación suficiente (suficiente para prepararla, suficiente para repasarla, suficiente para proponer y consultar dudas) y no debería haber inconvenientes para que esto tenga lugar. En mi caso, me resisto a entregar borradores por dos causas fundamentales:

  • Temor (justificado por indicios) a que la solicitud tenga por verdadero objeto llevar el asunto a otra notaría.
  • Innecesariedad por sencillez o complejidad del asunto. Si es sencillo, sobran las precauciones y si es complicado y no se cuenta con el debido asesoramiento o base, puede resultar contradictorio disponer de tu borrador de escritura.

24.= Para terminar, ¿puede recomendarme alguna Universidad Notarial en España?

Interesante cuestión la que me plantean desde el otro lado del charco. He de decir que mi post “Quiero trabajar en una notaría”, poco a poco, se está convirtiendo en uno de los más visitados de mi blog y que tal vez pueda ayudar algo a los que busquen contestación a esta otra pregunta de hoy.

En cuanto a esta, diría que no tenemos en España ese concepto de Facultad o Universidad Notarial. Los Notarios en España lo somos únicamente por oposición y tras alcanzar previamente la licenciatura (Grado creo que le llaman ahora) en Derecho. Después ya depende de cada uno el tardar tres años o casi once (como fue mi caso). En la Facultad de Derecho de la Universidad de Sevilla existe una cátedra de Derecho Notarial.

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario


 

Deja un comentario