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Reconstrucción de protocolo desaparecido habiendo copia autorizada

Sí, a veces una escritura matriz (la original) desaparece y tenemos que recurrir a lo que dice el Reglamento Notarial para proceder a su “reconstrucción”. Uno de los supuestos más sencillos (el que más) es el de reconstrucción habiendo copia autorizada de la matriz desaparecida. Cruzo los dedos porque solo me ha pasado dos veces en dieciséis años. La primera la sufrió mi sucesor en la notaría puesto que yo ya me había marchado de allí (curiosamente era una subsanación que solo modificaba una palabra de la escritura subsanada). La segunda ha sido hace más bien poco tiempo, estando en mi actual destino. A ella me refiero hoy.

Para saber que sucede en otros supuestos, pueden seguir leyendo aquí.

PRIMER PASO: COMUNICACIÓN A LA JUNTA DIRECTIVA DEL COLEGIO NOTARIAL

Yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario con residencia en XXX, pongo en conocimiento de la Junta Directiva del Ilustre Colegio Notarial de XXX, el extravío de la matriz NÚMERO del año XXX, de la cual tengo en mi poder copia autorizada, solicitando de la misma que oficie al Sr. Delegado del Distrito para dar cumplimiento a la visita extraordinaria que regula el Artículo 280.1 del Reglamento Notarial. En XXX, a XXX.

SEGUNDO PASO: EL COLEGIO AVISA AL DELEGADO DEL DISTRITO PARA QUE GIRE VISITA EXTRAORDINARIA

La Junta Directiva remitió oficio al Delegado para que realizara la visita extraordinaria y remitiera un ejemplar de la misma al Colegio, “junto con la documentación a que se refiere el artículo 280 del Reglamento Notarial.

TERCER PASO: SE GIRA LA VISITA EXTRAORDINARIA Y SE LEVANTA ACTA DE LA MISMA

ACTA DE VISITA EXTRAORDINARIA A LA NOTARÍA DE XXX A CARGO DE DON JUSTITO EL NOTARIO

En xxxx, a xxx.

DON xxxx, Notario de xxx y Delegado del Distrito Notarial de xxxx.

Y DON JUSTITO EL NOTARIO, Notario con residencia en xxxx,

HACEN CONSTAR:

PRIMERO. Que en fecha XXX mediante correo electrónico dirigido a XXXX firmado mediante Firma Electrónica Reconocida Notarial (FEREN) por Don Justito El Notario, se puso en conocimiento de la Junta Directiva del Ilustre Colegio Notarial de xxx, el extravío de la matriz número xxx del año xxx, solicitando se oficiara al Delegado del Distrito para iniciar el acta de visita extraordinaria recogida en el art. 280.1 del Reglamento Notarial y el procedimiento abreviado que recoge el citado artículo.

SEGUNDO. Que en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 280, regla 1a del Reglamento Notarial y una vez recibida contestación del Decano del Colegio a dicho escrito el día xxxx, fechado en xxx el día xxxx, con Registro de Salida xxx de la misma fecha, se gira la presente visita extraordinaria y se examinan:

.- Las matrices de los instrumentos públicos autorizados por el Notario de esta Villa, DON JUSTITO EL NOTARIO, que se encuentran sin encuadernar, correspondientes al año en curso comprobando que falta el instrumento público número xxx de ese año y de fecha xxxx, habiéndose constatado el extravío de la matriz de dicha escritura, según manifiesta JUSTITO EL NOTARIO en su condición de Notario autorizante de la misma y titular de dicho protocolo.

.- El archivo informático en formato word correspondiente a la matriz desaparecida, con sus documentos unidos en formato pdf, a los que se accede a través del Programa de Gestión de la notaría de esta Villa a cargo de DON JUSTITO EL NOTARIO, así como la ficha correspondiente a la misma que se encuentra debidamente intercalada entre el número previo, XXX, y el posterior, XXX.

.- Y mediante el acceso con dicha firma electrónica al Sistema Integrado de Gestión Notarial, SIGNO, y a la herramienta Cierre del Índice en el que es posible constatar la misma secuencia y el envío correspondiente a dicha matriz extraviada en la quincena oportuna (segunda del mes XXX del año en curso).

Don xxxx, como Delegado del Distrito comprueba personalmente que no existe salto en la numeración de las escrituras matrices, del número xxx al número xxx en el protocolo, ni en el Programa de Gestión ni  en la herramienta Cierre del Índice.

TERCERO. Los datos esenciales de dicho documento público extraviado son los siguientes:

ESCRITURA DE AGRUPACIÓN.

C O M P A R E C I E N T E:

DOÑA xxx, mayor de edad, casada, PROFESIÓN, vecina de XXX, con domicilio en XXX; provista del Documento Nacional de Identidad y Número de Identificación Fiscal XXX.

I N T E R V I N I E N T E S:

En nombre y representación como apoderada de DON XXX, mayor de edad, de nacionalidad XXX, no residente en España, casado xxxx, PROFESIÓN con domicilio en XXX, titular de la Carta de Identidad de su nacionalidad, número XXX, vigente hasta XXX, y  del N.I.E. XXX.    

Ejerce dicha representación en virtud de escritura de poder especial otorgada bajo mi fe, el día XXX, con el número XXX de protocolo, cuya copia autorizada, me exhibe y yo, el Notario, le devuelvo.

Dichos datos resultan de la copia autorizada auténtica de la matriz de la escritura extraviada autorizada por el Notario autorizante DON JUSTITO EL NOTARIO y que él mismo tiene en su poder.

CUARTO. De conformidad con todo lo anterior, suscribimos la presente acta en tres ejemplares idénticos, extendidos cada uno de ellos en cuatro folios de papel exclusivo para documentos notariales, en el lugar y fecha al principio indicados, de la serie xxx y números el del presente y los tres anteriores en orden correlativo.

CUARTO PASO: SE COMUNICA LA VISITA A LA JUNTA DIRECTIVA, ENVIANDO COPIA DEL ACTA DE VISITA Y LA COPIA AUTORIZADA DE LA ESCRITURA DESAPARECIDA

Yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de esta Villa, comunico a la Junta Directiva del Ilustre Colegio Notarial de xxx que el día xxx ha sido girada la VISITA EXTRAORDINARIA A LA NOTARÍA de esta Villa A MI CARGO, por parte de DON xxx, Notario de xxxx y Delegado del Distrito Notarial una vez recibida contestación del Sr. Decano del Colegio al escrito de iniciación del procedimiento, cuyo resultado consta en el Acta que se acompaña junto con los documentos oportunos. En esta Villa, a xxxx.

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QUINTO PASO: LA JUNTA DIRECTIVA ORDENA LA RECONSTRUCCIÓN

Unos días después la Junta Directiva me comunica el acuerdo adoptado sobre la reconstrucción de la escritura.

Visto el escrito comunicando..

Vista el acta de visita …

Vista la copia autorizada remitida …

Se acuerda acceder a lo solicitado(proceder a la reconstrucción) utilizando la primera copia autorizada que fue presentada por JUSTITO EL NOTARIO, conforme a lo dispuesto en el artículo 280.4. e) del Reglamento Notarial en la cual se consigna la preceptiva legalización a los efectos de su protocolización en sustitución del original.

SEXTO PASO: LA LEGALIZACIÓN

Don Decano y Don Secretario de la Junta Directiva del Ilustre Colegio Notarial de Valencia, 

LEGALIZAMOS: El signo, firma y rúbrica que antecede, del Notario de esta Villa, Don JUSTITO EL NOTARIO, a los efectos de protocolización de la copia autorizada, extendida en 14 folios de papel exclusivo para documentos notariales, NÚMEROS XXXX – a la que se incorpora el presente folio número xxx, es sustitución de su original y en cumplimiento del acuerdo adoptado por la Junta Directiva del Ilustre Colegio Notarial de XXX, en su sesión de xxxxx. XX, a xxx”.

Luego se hizo una copia autorizada y tengo en mi protocolo una copia convertida en matriz que no tiene más firma que la mía.

FIN

Yo respiro tranquilo. Mi cliente también y si alguna vez reaparece la escritura no será más que un instrumento reaparecido que no servirá para nada.

Gracias a los empleados y oficiales de mi Colegio que me ayudaron a resolver tan rápido la situación que, indudablemente, causa un considerable desasosiego. No obstante, siempre me quedará la duda de dónde habrá ido a parar. De la que perdí en mi segunda notaría, solo puedo decir que yo dejé todas en su sitio y que lo repasamos varias veces, así que en cuanto ese caso me siento un poco como Poncio Pilatos

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario


 

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