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Los “nuevos” poderes para pleitos: Obligatoriedad de uso del sistema

¿Los poderes de representación procesal o poderes para pleitos se otorgan ya siempre de forma electrónica en las notarías? ¿o aún hay casos en que se otorgan en papel? Entiendo que cuando es un poder otorgado al procurador siempre se hace de forma electrónica para que pueda adjuntarlo a otros documentos electrónicos, ¿o puede otorgarse en papel y el procurador escanearlo y adjuntarlo? ¿o no es posible hacerlo pues carecería de la firma electrónica del Notario?

Esta cuestión planteada en un grupo de Facebook del que formo parte, por una compañera abogada me parece una excusa perfecta para hablar un poco de los “nuevos poderes para pleitos” y así unificar la terminología que empleamos con el fin de aclararnos todos un poco mejor.

Los poderes para pleitos pueden ser a favor de abogados, de procuradores, o de abogados y de procuradores (también es usual otorgarlos a favor de graduados sociales).

El sistema de comunicación de poderes para pleitos a la Administración de Justicia, es fruto de la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia y de la Ley 42/2015, de reforma de la Ley de Enjuiciamiento Civil, y se desarrolla por un Convenio entre procuradores y Notarios para el envío telemático de poderes para pleitos que “se enmarca dentro del proceso de modernización electrónica de la Administración de Justicia …. Procuradores, jueces y secretarios judiciales podrán –desde la plataforma electrónica notarial- consultar el contenido y la vigencia de este tipo de poder”

Artículo 40 Ley 18/2011: Acreditación de la representación procesal

Se aportará copia electrónica del poder notarial de representación conferido al procurador. En caso de impugnación, el secretario judicial procederá a comprobar el apoderamiento a través de la Agencia Notarial de Certificación.

La representación otorgada por comparecencia apud-acta ante secretario judicial se acreditará adjuntando copia electrónica de la misma o mediante indicación del número, fecha y secretario judicial ante quien se otorgó.

El apoderamiento podrá igualmente acreditarse mediante la certificación de su inscripción en el archivo electrónico de apoderamientos apud acta de las oficinas judiciales.

Actualmente su uso es obligatorio para los Notarios y supone que, previa obtención de la autorización del otorgante para efectuar la comunicación y vía SIGNO (Sistema Integrado de Gestión Notarial), el Notario comunica el otorgamiento del poder enviando copia simple electrónica a la Administración de Justicia y generando con el envío un CSV. El Notario lo hace en todos los poderes para pleitos que contengan nombramiento de procuradores (o de procuradores y abogados, en cuyo caso no se genera comunicación en cuanto a los letrados). El sistema no se utiliza si solo se otorga el poder a favor de abogados. Yo autorizo pocos poderes para pleitos en los que solo haya procuradores.

Vamos a distinguir tres posibilidades para dejarlo todo más claro.

Si se otorgan poderes a procuradores

En este caso, comunico el otorgamiento adjuntando copia simple electrónica y adjunto el justificante que genera el sistema con su CSV a la escritura matriz, indicándolo por diligencia y entregando otro ejemplar del justificante a mi cliente. Es aconsejable que el otorgante se lleve también copia simple en papel, por si tuviera que consultar su poder por cualquier causa y especialmente por si quisiera revocarlo. Se puede hacer copia autorizada en papel, pero no es necesaria y representa un gasto innecesario. Con este nuevo sistema, los procuradores no necesitan las copias para nada, no necesitan adjuntar nada. Una vez comunicado el otorgamiento por el Notario, se acabaron los tramites.

Precisamente en estos días, se me ha presentado uno de los pocos casos de poder para pleitos otorgado exclusivamente a favor de un procurador. El cliente tenía prisa, otorgó su poder y se marchó sin CSV, ni copia simple (ni autorizada, claro está). Unos días después me llamó para decirme que su procurador no había recibido nada. Le dijimos que no tenía que recibir nada. También nos dijo que en el Juzgado tampoco se había recibido nada. No me atreví a decir que tampoco tenían que recibir nada, pero así es: solo tienen que consultar la plataforma. Insisto, recibir, no se recibe nada, adjuntar no se adjunta nada (por el procurador). Decidimos darle el CSV y que, si no se aclaraban, expediríamos copia autorizada en papel. En principio, parece que todo quedó solucionado con el CSV.

Si se otorgan a procuradores y abogados

En este caso, se comunica el otorgamiento, se adjunta la simple electrónica a la comunicación y el justificante a la matriz a la que se añade una diligencia con mención a la comunicación. El otorgante retira copia autorizada en papel (que incluye el justificante) para su abogado. Si el cliente, por las causas indicadas, lo desea, también puede llevarse una copia simple en papel.

Si se otorgan a favor de abogados

En este caso, no hay comunicación por lo que se expide la copia autorizada en papel, como tradicionalmente. A petición del cliente (o de su abogado) también puede expedirse copia simple en papel.

poderes pleitos

Vuelvo al principio del post

“¿El poder de representación procesal o poder para pleitos se otorga ya siempre en las Notarías de forma electrónica o aún hay casos en que se otorga en papel?”

En todos los casos, el poder se sigue otorgando en papel. Lo que es electrónico, si hay procuradores, es la comunicación que hace innecesaria la copia en papel, excepto que se otorgue también a favor de abogados o solo a favor de abogados conforme a lo que acabo de exponer.

“Entiendo que cuando es poder otorgado al procurador siempre se hace de forma electrónica para que pueda adjuntarlo a otros documentos electrónicos, ¿o puede otorgarse en papel y el procurador escanearlo y adjuntarlo? ¿o no es posible hacerlo pues carecería de la firma electrónica del Notario?”

El procurador no adjunta nada. El poder se otorga en papel, se comunica electrónicamente y se consulta en la Administración de Justicia.

Y ahora, la pregunta del millón de dólares, pero, en verdad, ¿es obligatorio el uso del sistema?

Siento que entre los Notarios practicamos en muchas ocasiones el “de que se trata, que me opongo”que si el STI es obligatorio o no, que dónde lo dice, “pues yo no veo obligatoriedad en esa norma”, que porqué tengo que enviar los documentos mercantiles a ANCERT, que porqué tengo que escanear los DNIS, o, entrando en lo que hoy nos ocupa, que si comunicar los otorgamientos de poderes para pleitos no es obligatorio. Curiosamente no se acatan a la primera (ni a la segunda, ni a la tercera … ) ciertas obligaciones y,  eso sí, cuando luego llegan normas en las que se dice: “El Notario no autorizará” pues sí que autorizamos … Pongamos como ejemplo los tanteos y retractos de la Ley de Montes, los certificados de eficiencia energética, la consulta de deudas a efectos del IBI, la petición de notas a los Registros o las presentaciones telemáticas en los mismos.

Hace un tiempo me llamó un compañero para preguntarme que “¿de dónde salía lo de la obligatoriedad de los poderes para pleitos?”. Me dijo que había leído mi post (refiriéndose a la primera versión de este artículo que hoy sale reeditado) y que no le convencía, que él no comunicaba. Le dije que entonces no sabía cómo hacía con el IUI, pues no se podía validar y cotejar sin antes notificar y sin decir que tenías autorización del interesado para hacer la notificación. “¿Y por qué pedimos autorización si es obligatorio?”, me contestó. Bueno, le dije, comprendo que pedir autorización haga pensar que no existe obligación pero también la pedimos para otros casos y cosas (y le explique la parrafada sobre STI que pongo en mis escrituras y que recientemente he cambiado) sin que, en mi opinión, eso comporte que no sean  obligatorias. No es, lo reconozco (pero ni el mio, ni el suyo) un argumento de peso o definitivo, aunque comprendo que el suyo de qué pensar (hasta más que el mío), pero actualmente esa necesidad de confirmar que se había solicitado autorización ha sido suprimida con lo que el gran argumento (el único argumento) de algunos ha caído por los suelos. Esa exigencia no fue más que una cautela inicial que nos impuso el sistema pero que no tiraba por tierra ni al citado artículo 40, ni el acuerdo Procura-Notariado, ni el tenor de las comunicaciones que hemos recibido del CGN y de los Colegios, ni el artículo 24 de la Ley de Enjuiciamiento Civil que señala:

“1. El poder en que la parte otorgue su representación al procurador habrá de estar autorizado por notario o ser conferido apud acta por comparecencia personal ante el secretario judicial de cualquier oficina judicial o por comparecencia electrónica en la correspondiente sede judicial. 2. La copia electrónica del poder notarial de representación, informática o digitalizada, se acompañará al primer escrito que el procurador presente. 3. El otorgamiento apud acta por comparecencia personal o electrónica deberá ser efectuado al mismo tiempo que la presentación del primer escrito o, en su caso, antes de la primera actuación, sin necesidad de que a dicho otorgamiento concurra el procurador. Este apoderamiento podrá igualmente acreditarse mediante la certificación de su inscripción en el archivo electrónico de apoderamientos apud acta de las oficinas judiciales”.

Francamente, si yo saco alguna conclusión de las dos normas legales que he reproducido en el post, es precisamente la de todo lo contrario (la de que es obligatorio hacer la comunicación). Añadiré, además, que estoy seguro de que deberíamos hacer uso del sistema sin que el aplicativo comporte un encarecimiento para el otorgante. Por mi parte no tengo intención de perder esta parcela de “negocio” sin lucharla, puesto que pienso que los Notarios podemos (y debemos) seguir aportando nuestro valor añadido en esta materia aunque actualmente se encuentre ya en marcha la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia y se pueda usar para estos fines.

Poderes en la Sede Electrónica del Ministerio de Justicia

Solo requieren el DNI (y la clave de firma, lógicamente .. primer e insalvable obstáculo para mucha gente) para que el otorgante pueda evitar el desplazamiento a las notarías y, de este modo, una pérdida de tiempo y un gasto, aunque su uso podría no ser tan sencillo para todo el mundo.

Sin embargo, desde las notarías podemos ofrecer algunas ventajas frente a la aparentemente “invencibilidad” de todo lo que se ofrece como gratuito.

Entre esas ventajas se encuentra la notificación de la revocación del poder (si en algún momento se produce) a través del mismo Sistema Integrado de Gestión Notarial (SIGNO) así como el uso del portal Ancert para la consulta de los poderes otorgados y/o revocados, en ambos casos, de una manera rápida, sencilla y, también, gratuita. No sé si los poderes de la Sede del Ministerio se revocan fácilmente por el mismo medio (SÍ que es posible consultarlos), pero nosotros sí que podemos notificar rápidamente nuestras revocaciones con lo que se hace mucho más sencillo llevarlas a cabo, de forma efectiva, si llega el caso.

El poder notarial para pleitos es fácil, rápido, bastante barato, sin errores, sin copias (según el caso), siendo su contenido fácilmente recuperable en todo momento (más ahora con las herramientas que tenemos) allanándose así su eventual revocación.

Y, por encima de todo, su fundamental ventaja: El órgano judicial dispone de una copia autorizada electrónica y no de una “fotocopia en PDF” que remite el procurador por vía LexNet.

Para terminar, un par de párrafos que pueden servir como modelos

“Yo, el Notario, hago constar que, de conformidad con lo dispuesto en el art. 40 de la Ley 18/2011 de 5 de julio remitiré copia autorizada del presente instrumento a la Administración de Justicia a fin de que produzca los efectos prevenidos por dicha norma y de que pueda incorporarse al expediente electrónico de la o las causas que motive/n su otorgamiento”.

“Hechas las reservas y advertencias legales, así como las relativas al portal de apoderamientos de la Agencia Notarial de Certificación (https://www.ancert.com/portalapoderamientos/prelogin.do) y de la posibilidad de notificar la revocación de este poder a la Administración de Justicia a través de SIGNO”.   

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario


 

4 comentarios

  1. Jaime Borrego Raya

    Estimado Justito:

    ¿hay diferencia en el precio de un poder para pleitos en papel y uno telemático?

    Gracias, saludos cordiales,

    Jaime Borrego.

    • Hola Jaime:
      Con el arancel en la mano te tengo que responder que sí, pero si atendemos al criterio de que “las novedades tecnológicas” no deben representar un coste para el ciudadano te tendría que decir que no.
      Aconsejo preguntar el coste de un poder en la notaría para evitar sorpresas porque puede haberlas y “gordas”.
      Prudencia, moderación, sentido común, equilibrio, justicia, honestidad ….
      En fin … buena pregunta.
      Un abrazo, Justito El Notario

  2. Estimado Justito:

    Interesantes todos los apuntes que haces.

    En relación a la obligatoriedad de la comunicación, así lo entendí yo, sin embargo, me encuentro con que un gran número de compañeros no los comunican. ¿Podrías indicar el fundamento legal de dicha obligatoriedad?

    Por otro lado, en la práctica ¿tenemos datos del uso que se está dando por los procuradores? He preguntado a alguno y parece que el sistema ha pasado desapercibido. Si bien, es algo que sucede mucho con las nuevas tecnologías a las que, tal vez por pereza e inmovilismo, no siempre se es permeable.

    Abrazos y feliz fin de semana!
    Antonio Ripoll Soler

    • Estimado Antonio:
      Sí que hay datos, puedes consultarlos a través de la App de Ancert/Signo en estadísticas. En la interpretación que yo hago de las mismas, para mi Colegio, creo que la cifra es bastante importante, pero diría que la comunicación no se hace al 100% y, francamente, no entiendo a los compañeros que no la efectúan y buscan tres pies al gato en la norma que nos lo exige. Si se trata de decir, “los notarios estarán obligados a”, pues no, no se dice, pero yo creo que el asunto queda bastante claro. Yo no pierdo el tiempo en esa clase de cosas. Si la norma está bastante clara y nuestro Consejo nos ha dicho que hay que hacerlo, pues lo hago y listo. Estas cosas hay que usarlas porque son modernas y son útiles. Gracias por la participación y el comentario. Un abrazo. Justito El Notario.

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