Advertencia: En la web “Justito El Notario”, su titular y responsable Miguel Prieto Escudero, no asesora ni aconseja ni lo ha hecho nunca desde la apertura del blog el 20/11/2015. Aquí únicamente se informa, se divulga (o al menos se intenta) y se opina (con mayor o menor grado de acierto). El contacto, colaboración o comentario a las entradas, no puede entenderse en ningún caso como un acceso telemático a mi notaría ni conducente a la firma de un documento público en la misma. A esos fines deberán dirigirse a mí por los cauces oportunos, pero nunca por la vía de mi blog que constituye una actividad completamente privada y no está conectado con la web de mi notaría.

 

Nota: Me dan ganas de decir aquello que dijo Federico Trillo porque después de tanta historia, el asunto tenía fácil solución. Hasta hoy nadie me había sacado de mi ignorancia. Después de dar patadas por todas partes ha resultado que las carátulas podían escribirse … pero mantengamos un poco el suspense y dejemos la solución para el final.

 

Es inevitable que explique brevemente lo que sucede en una notaría cuando uno se marcha después de firmar su póliza de préstamo, de crédito, de descuento, de confirming, de leasing, de afianzamiento, etc … para entender este asunto de las exigencias que nos imponen a las notarías algunas entidades.

Desde las que no nos piden nada de nada, las que se apañan con sus clientes que vuelven a la oficina (o no) y les comunican que ya han firmado en la notaría, pasando por otras que nos llaman por teléfono para confirmar, por otras a las que les llamamos nosotros, por otras que prefieren un e-mail y por otras que nos lo mandan a nosotros y así obtienen la confirmación de la firma. Algunas se conforman con una fotocopia de la primera hoja de la póliza con el sello de la notaría entregada en mano por el cliente o recogida por el apoderado de la entidad o enviada por fax. Por último está EL SISTEMA DE LA CARÁTULA.

 

El sistema de las carátulas

La carátula es un archivo informático compuesto por una sola hoja que se envía por e-mail a la notaría junto con la póliza y demás documentación que pueda ser relevante para entregar al interesado o para la firma por parte del cliente y posterior envío a la oficina, aunque esa documentación no sea póliza propiamente dicha y constituya un favor por nuestra parte el recoger la firma de nuestros clientes en esos documentos que no se intervienen por el Notario. Esa carátula que nos llegaba hasta ahora en formato PDF rellenable contenía una serie de datos de la operación a los que en la notaría se le añadían otros (fecha de firma, número de protocolo, nombre y DNI del Notario, etc …) y se reenviaba (sellada con el sello de la notaría) a la misma dirección de procedencia, dando noticia de que la operación había quedado firmada.

Hace unos días comenzaron a enviarnos carátulas que ya no eran autorrellanables. Mi oficial me avisó de la novedad y le dije que comunicara por e-mail que la firma había tenido lugar sin incidencias, pero sin enviar la carátula. Al poco nos dijeron “os habéis olvidado la carátula”.

Entonces mi oficial me reenvió el e-mail y yo me encargué de contestar a sus exigencias

“Buenas tardes:

No, nos hemos olvidado. Le explico.

Hasta ahora era posible rellenar la carátula y reenviarla de manera sencilla. No sé que clase de archivo era el que se utilizaba (imagino que era un PDF), ni la causa de que se haya optado por modificarlo, pero no tiene mucho sentido (no tiene ningún sentido, en realidad) pedir que rellenemos la carátula de manera manual. Eso nos exige imprimir, rellenar, sellar, escanear y enviar. Si el problema es que se enviaran las caratulas desde esta notaría sin el sello, procederemos a hacerlo, aunque eso nos exija hacer los cambios oportunos en nuestros sistemas informáticos (si es que es posible hacerlo de una manera eficiente, que lo desconozco y tendría que confirmarlo). Si para poder añadir el sello tenemos que rellenar (en el ordenador), imprimir, sellar, escanear y enviar la carátula sellada me seguirá pareciendo un mecanismo ineficiente.

Uno y otro procedimiento constituyen una exigencia completamente excesiva y anticuada, así que espero que podamos conseguir una solución a este asunto (con permitir rellenar la carátula como hasta ahora sería suficiente). Si no fuera de su competencia, ruego haga llegar mi petición a dónde corresponda y le comunico que, de momento, no vamos a rellenar ningún formulario a mano pues constituye, y vuelvo a decirlo, una exigencia exagerada y retrógrada.

Saludos y gracias, Justito El Notario”.

 

Este mismo escrito he tenido que enviarlo hasta cinco veces. Dos más a otras direcciones de correo electrónico distintas de la misma entidad desde la que nos preguntaban lo de “¿os habéis olvidado de la carátula?” y otras dos veces más a las dos oficinas de la entidad en mi zona de influencia. Ambos directores me contestaron diciendo: “nos dicen que no estáis enviando las carátulas”. Mi oficial me volvió a reenviar los correos y les expliqué a los directores la situación recalcando que no se nos puede exigir rellenar un documento a mano en estos tiempos. Yo ya me veía con las clásicas explicaciones: que si el sistema es así, que si no se puede cambiar, que si lo hace todo el mundo, que si no la envías no se te podrán enviar operaciones, etc … Pero … me equivoqué y me dieron la razón, así que por una vez tengo esperanza de que las cosas puedan mejorar y vuelvo a pensar que decir que NO, que plantarse, tiene también su parte positiva.

El primer director me dijo:

“Te entiendo perfectamente y comparto  tu análisis. Vamos a ver cómo se resuelve y si se modifican están exigencias”.

El segundo director me dijo:

“Estoy de acuerdo contigo; los cambios en los procesos y las exigencias deben ser para mejorar. Ya les he confirmado yo la firma. Y gracias a ti”.

A la mayoría todo esto le parecerá una tontería, pero para mi es una gran victoria. Unos días después, algunas carátulas han vuelto a enviarse en formato autorellenable (otras no). Los clientes de la entidad siguen viniendo (de momento). No sé si habrá que llegar a una fase 2 del asunto, atacando en la línea del respeto a la libre elección de Notario y enviando mi reclamación a instancias superiores de la entidad. De momento, no parece necesario. Hasta son más fluidas mis relaciones con estos directores desde el “affaire de las carátulas”. Vivir para ver y para creer.

Por cierto que la misma entidad que nos pide la “manuscrita” se remite en sus pólizas a lo que se diga por el Notario en la diligencia de intervención (y juraría que es la primera que lo hace) en vez de andar rellenando espacios relativos a los representantes de aquellos que no intervienen personalmente (personas físicas y especialmente jurídicas). Curioso rasero y curiosa evolución. “Yo no lo pongo porque ya lo pone el Notario, pero quiero que el Notario me manuscriba la carátula”.

La solución: 20 de Febrero de 2019

Se anuncian cambios en el operativo de la entidad y hoy me llega la primera operación con carátula. Cuando explico el asunto a un compañero con el que no había hablado del tema, me dice que no entiende el problema que tengo con la carátula. Literalmente me dice: “Tengo un programa e-copy que me permite abrir cualquier documento y escribir en él o insertar imágenes”. Y entonces me quedo pensando “a ver si no lo hemos intentado (más allá de situar encima el cursor y teclear) y resulta que sí que se puede y entre que no lo hemos intentado y los otros no nos lo han explicado, tenemos la casa sin barrer”. Así que hablo con el informático que me lleva el blog (sin el que todo esto no existiría, que conste) y aunque pienso que me va a soltar: “Justito, eres tonto”, pues resulta que me dice que él pensaba que los pdfs no se podían alterar y que tiene que trastear un poquito y que ahora me llama. Al muy poco me llama y me da la solución:  “Vete a herramientas, luego a rellenar y firmar; escribe, graba y manda la carátula dónde tengas que enviarla”. Me añade que la cosa tenía su algo de dificultad y que no era tan evidente.

Yo sigo sin explicarme cómo yo no lo había preguntado y cómo es que nadie en la entidad me dijo: “Justito es usted tonto … se hace tal que así”. Más vale tarde que nunca. Eso sí, de imprimir, poner sello de la notaría, escanear y enviar, nanay. Intentaré a ver si los del Programa de Gestión me ajustan la herramienta y me desinstalan e instalan el Adobe Reader que lo tengo hecho un desastre y me da muchos problemas.

Ahora quieren el número de nu cuenta en las facturas

Un mensajero me hace llegar la noticia de que un Banco (el mismo Banco para más señas) no va a pagarme las facturas que les lleven mis clientes para abonar si no les pongo en la factura el número de cuenta. A mi esto me suena a exigencia excesiva, pero lo pregunto y quien sabe del asunto me dice que, como yo pensaba, no es obligatorio hacer constar un número de cuenta. Por lo visto es una cuestión de operativa interna, que no tienen tiempo para buscar mi cuenta y que si no lo pongo, no me las pagarán. ¿Y si quiero que me paguen en otra cuenta? ¿Se supone que tengo que poner las nueve cuentas que tengo? Uf, que aburrimiento y que abusones son. Con que el cliente lo llevara debería ser suficiente, pero como en algún sitio tiene que anotárselo, bien puede ser la propia factura, pero en la cuenta que a mi me de la gana, ¿no? Luego quieren que amplíe mi vinculación con el Banco….

 

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario