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El rubricado de las copias por el Notario

Si ya a algunos les cuesta que la firma manuscrita de cualquiera y hasta la de un Notario sigan valiendo de algo a estas alturas de la película, imaginénse que pensarán esos mismos de que los Notarios hagan una cosa tan rara como echar un rayajo, es decir, rubricar, en todas y cada una de las hojas de las copias autorizadas que expiden.

Me atrevería a decir que la mía (mi rúbrica), que poco tiene que ver ya con la que fue mi rúbrica originaria, tiene algo más de floritura que la media general. Si a eso le sumamos que rubrico encima del sello de mi notaría allá por el margen superior izquierdo de cada folio donde milimétricamente me lo coloca mi copista o mi programa informático, según los casos, creo que soy un rubricador atípico.

Rubricar es un proceso interior, en el que te encuentras como si fuera un día de la marmota, experimentando un cierto deja vu, en el que me resulta difícil no dedicarme a contar los folios que rubrico o a pensar en las musarañas. Rubricar es hipnótico y no te permite hacer más cosas entre tanto. De hacer algo mientras, tendrían que ser cosas que no necesiten de las manos, ya que en una tienes el bolígrafo o la pluma y en la otra las hojas que sujetas y vas pasando. Tal vez a alguno le pasen las hojas y deje una mano libre para otra cosa, pero yo ocupo las dos y mientras tanto ya solo soy capaz de pensar. Habitualmente aprovecho el momento para firmar electrónicamente los documentos que tengo en la bandeja de firmas de Signo, lo que me obliga a dejar el boli e introducir la clave, coger el boli, seguir rubricando, dejar el boli, introducir de nuevo la clave y así hasta terminar con las firmas que tampoco suelen ser tantas en una notaría como la mía.

notario rubrica

Mi preparador me tomaba los temas mientras rubricaba (y hacía altos para anotar sus correcciones) y firmaba las copias. Mi padre podía hablar de cualquier cosa mientras rubricaba. A mi no me gusta que me hablen. Manías o tal vez costumbres.

A diario llegan a tus manos copias de otros compañeros y te encuentras con la sorpresa de que hay algunos (pocos) que no rubrican. Suelen ser compañeros veteranos y/o que firman mucho y que parece que han dejado de hacerlo. Ellos se lo pierden. Ese momento de vida interior en que un Notario rubrica no debería perdérselo ninguno de los que estamos investidos del poder de rubricar  … Yo quisiera  rubricar algo más de lo que lo hago y añoro los tiempos en que así lo hacía. Lo contaba el otro día aquí:

Comparto vía Whatsapp con los compañeros del GJ mi alegría ante la firma de las copias de un buen paquete de escrituras:

“Ohhh qué placer. Veintidós minutos rubricando sin parar. No recordaba este agradable dolor de brazo. Hasta he estrenado un boli para celebrarlo”.

Aunque, seamos francos, ¿ese garabato tiene tanta importancia? ¿sería planteable la supresión de la rúbrica teniendo en cuenta que los folios de las copias están numerados, han de ser correlativos y que utilizamos un papel timbrado de uso exclusivo?

El Reglamento Notarial hace referencia a la rúbrica en el Artículo 241:

“En el pie o suscripción de la copia se hará constar, además de las circunstancias expresadas en los artículos 233, 238 y 244, su correspondencia con el protocolo, el concepto en que la tiene quien la expide, si no es el mismo autorizante; la persona a cuya instancia se libra y, en su caso, el fundamento de su interés legítimo, el número de pliegos, o folios, clase, serie y numeración, lugar y fecha, e irán autorizadas con el signo, firma, rúbrica y sello del notario, que rubricará todas las hojas, en las que constará su sello.

Igualmente se reseñarán, rubricarán y sellarán el folio o pliego que se agregue a la copia para la consignación de notas por los Registros y oficinas públicas.

…”

Rubricar las matrices

Los folios de las escrituras matrices no se rubrican, sin embargo, yo si que rubrico las pólizas. Tanto los folios que constituyen el contrato que intervengo, como los que comprenda la diligencia si hay más de uno. Aunque no es usual que la diligencia comprenda más de un folio, lo cierto es que cada vez voy extendiendo más mi fórmula y ya es habitual que me encuentre con diligencias de intervención de más de un folio. A las copias de las pólizas les doy el mismo tratamiento rubricatorio que a las de las escrituras. Agradecería algún comentario sobre este particular de la rúbrica en las pólizas a los compañeros de los que siempre aprendo.

rubricado por el notario

En el blog “Opositar a Notario”, he encontrado esta entrada sobre sello, signo, firma, media firma y rúbrica.

Las aportaciones de los compañeros en las horas siguientes a la publicación de este post

Una vez más, los compañeros me ayudan a dejar un post muchísimo más redondo. El primer comentario me llega vía Twitter (gracias Paco) y los demás pueden verse en los comentarios a este post. Gracias igualmente.

.- Mediante la rúbrica, el Notario coteja la copia con su original.

Artículo 221

…. Las copias deberán reproducir o trasladar fielmente el contenido de la matriz o póliza. Los documentos incorporados a la matriz podrán hacerse constar en la copia por relación o transcripción….

… Las copias autorizadas en soporte papel deberán estar signadas y firmadas por el notario que las expide ….

Artículo 236

Las copias se encabezarán con el número que en el protocolo tenga la matriz, y han de ser literalmente reproducción de ella tal como aparezca después de las correcciones hechas …

.- Respecto de las pólizas, a pesar de que nada dice el Reglamento Notarial, se justificaría la rúbrica por la no utilización del papel timbrado.

.- Una interesante cuestión sería la de si la falta de rúbrica podría alterar el valor y efectos de la copia, especialmente la eficacia ejecutiva.

Y ya puestos, ¿rubricamos también las cédulas? y ¿qué hacemos (me comenta otro compañero desde Facebook) con los testimonios de varias hojas especialmente cuando se trata de testimonios de copias autorizadas? Si las rubricamos se hace difícil distinguir ese testimonio de una copia autorizada, ¿no? Yo particularmente (y también este compañero) rubrico las hojas de los testimonios de más de un folio.

¿Y en cuanto a la máquina de rubricar?

Terminaré diciendo que mi forma de escribir, de apretar el bolígrafo y de girarlo cuando escribo (y especialmente cuando firmo y rubrico), hacen que a menudo me quede a media firma o a media rúbrica, como si me hubiera quedado sin tinta. Siempre estoy a la búsqueda del bolígrafo perfecto y mi favorito es el Staedler 430M3CP5 de punta media, 0,7 mm y de color azul. Este Staedler también me falla, pero lo hace mucho menos que los demás.

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario


 

13 comentarios

  1. Hay zonas de costa o con alta humedad que hacen que los folios, en blanco o timbrados, se queden pegados, unos a otros. Salen de la impresora y ¡pam! de repente hay una o varias caras en blanco. De hecho, alguna casa informática recomienda guardar el papel timbrado cerca de un radiador.

    Rubricar cada folio permite comprobar que no hay caras en blanco. ¿Se imagina que una copia sale con una o varias caras de papel timbrado en blanco, para que cualquiera escriba lo que tenga por conveniente?

    • Hola Saúl. Conozco ese problema. He sido notario en Menorca. Actualmente me pasa de vez en cuando y estoy de acuerdo en que el rubricado es un eficaz mecanismo de detección de caras en blanco, aunque no creo que rubricar se justifique actualmente por tal causa. Es más, puesto a esa comprobación no creo que formara parte de las atribuciones del Notario.

      Por otra parte, no creo que pasara “nada” si hubiera una copia con alguna cara en blanco. Haría falta que cayera en malas manos y que el “malo” fuera capaz de idear algo “malicioso” para colocar en el espacio libre que tendría que casar con lo demás para que produjera posteriormente algún efecto indebido. Pienso que si esa circunstancia tuviera lugar, el “dueño” de la copia regresaría a la notaría con el consabido “os habéis equivocado” o con un “¿esto está bien así?”. Más probable, incluso, es que nadie lo advirtiera hasta que la copia fuera a otras dependencias (Registro, Catastro, una nueva notaría o la misma, etc…). No son muchos los que tienen la paciencia de leerse su propia escritura cuando la tienen, así que es fácil que pudiera pasar inadvertido.

      Gracias por la aportación que ciertamente no había pensado como eficaz mecanismo para evitar esa clase de errores. Saludos, Justito El Notario.

  2. F. Javier Oñate Cuadros

    Yo soy de esos raros que no rubrican las copias. Considero que la exigencia reglamentaria carece de sentido cuando estás identificando en el folio donde estás autorizando la copia los números de los folios en que va extendida.

    Se suprimió correctamente en el pasado la necesidad de rubricar las matrices (no es necesario al estar identificados los folios delante de la firmas de los otorgantes y el sello, signo, firma y rúbrica del notario autorizante) aunque algunos compañeros lo siguen haciendo y aunque en la reforma del 2007 se pretendió suprimirlo en las copias, finalmente el precepto no se modificó.

    Respecto de las pólizas, a pesar de que nada dice el Reglamento Notarial, sí las rubrico todas, precisamente porque no están identificadas las hojas en que va extendida. Sin embargo como los testimonios autorizados los expido en papel notarial de copias simples, ya van identificados en el pie de la copia y no las rubrico.

    En cuanto a mi “máquina de escribir” favorita, es sin duda el Pilot VBall 0.5 de color azul que reúne todas las ventajas para mi gusto (no me llevo comisión):

    – No exige apretar fuerte para trazar la firma, lo cual lo hace muy recomendable para otorgamientos de personas mayores o con cierto impedimento físico.

    – Seca rápidamente, de modo que evitas feos corrimientos de tintas, tanto de los otorgantes como de mí mismo, a lo que soy muy propenso.

    – No surgen feos tachones por tinta seca que provocan los bolígrafos tradicionales tipo BIC.

    – A diferencia de la pluma estilográfica, consigo que la distribución del trazo sea totalmente uniforme sin excesos ni defectos de tinta y sus necesidades de mantenimiento son nulas. Me encanta escribir con pluma estilográfica pero no he sido capaz de aprender a manejarla con la rapidez y habilidad necesaria para evitar chapuzas.

    – Permite escribir y firmar con mucha rapidez, coa notable en estos tiempos de declaraciones manuscritas interminables.

    • Hola Javier:
      Ya he hecho los ajustes oportunos al post tras tu intervención, la de Ildefonso, la de José Iribarne y la de Paco Rosales, vía Twitter.
      La verdad es que no me faltan los temas para escribir y este es un “tema menor” pero como en muchas ocasiones (lo hago a propósito, no exento de cierta “vergüenza) resuelvo mis lagunas gracias a las aportaciones de generosos compañeros que saben más que yo (como es tu caso).

      Me ha encantado la parte de la “máquina de escribir”. Lo cierto es que mi favorito ya lo era de mi padre y eso que creo que escribíamos y firmábamos de forma muy distinta. Me gusta tu “máquina” y tienes razón con de la gente mayor o enferma, pero a mi el Pilot también me deja “firmus interruptus”.

      Con tu permiso, me guardo tu intervención porque tal vez pueda utilizarla en alguna otra entrada “anecdótica”

      Así que gracias y un abrazo, Justito El Notario.

      • F. Javier Oñate Cuadros

        La generosidad es tuya, querido compañero. El debate sobre asuntos notariales, sean mayores o menores resulta estimulante y siempre se aprende algo nuevo.

        A mí me encanta que tengamos un reglamento obsoleto. Esto permite una adaptabilidad inaudita a las situaciones más inverosímiles que nos puedan plantear y estimular la creatividad jurídica en un mundo en el que cada vez la hiperregulación nos lo pone más difícil.

        Si de mi dependiera, reformaría la legislación notarial exclusivamente en el siguiente sentido:

        a) Un Texto Refundido de la normativa notarial dispersa en infinidad de leyes, facultando al Gobierno para armonizar, aclarar y dar rango legal a disposiciones reglamentarias esenciales. Al fin y al cabo suele olvidarse que tanto el CC como la LH, la Ley del Suelo o la LSC se aprobaron por lo que hoy conocemos como “Real Decreto Legislativo”.

        b) Una reforma reglamentaria que desarrollara aspectos dudosos de la Ley de Jurisdicción Voluntaria.

        c) Una regulación de los documentos notariales electrónicos.

        • Hola Javier:
          Pues sí que puede ser una ventaja para una labor creativa en los despachos. ¡Además con el peligro que representan las nuevas normas que suelen estar tan desafinadas¡ Estoy de acuerdo en que el tema electrónico necesita desarrollo urgente. Precisamente estoy profundizando en el tema de la protección de datos, garantías y seguridad de los envíos de “copias simples” que “efectuamos”. Seguimos en contacto, un abrazo y gracias por tu interesante punto de vista.

  3. Y, puestos a poner pegas de obsolescencia al RN, ¿has pensado qué sentido tiene que las escrituras deban obligatoriamente estar redactadas en idioma oficial es España y las pólizas no?.

    ¿Por qué no va a tener los mismos efectos la elevación a público o la formalización pública directa de un contrato en inglés, por ejemplo, si todas las partes lo quieren y conocen el idioma, que si el documento público se redacta en castellano, catalán, euskera o gallego o a doble columna? ¿Por qué, según el RN, lo que digo es válido para los contratos formalizados en póliza y no para los formalizados en escritura? ¿Es que las entidades cuyo objeto principal sea el financiero – únicas que pueden otorgar pólizas- tienen un privilegio legal que sustente esa diferencia? ¿No es más lógico pensar que el RN notarial se ha extralimitado? ¿no queda resuelta cualquier posible complicación parar tercero condicionando la eficacia del instrumento público FRENTE A EL a que se le aporte traducción jurada, como es regla general para cualquier otro documento público o privado redactado en idioma extranjero?

    • Y Hola¡ una vez más esta mañana:
      Si te soy sincero, no he tenido el caso y, lo que es peor, no recordaba la norma (en lo que influirá el no haber tenido el caso).
      Así que poco puedo aportarte salvo que Ignacio Martínez-Gil en los Comentarios al RN del Colegio de Madrid, dedica al tema un par de líneas para justificar la excepción. Dice:
      “…. quizá porque se ha tenido en cuenta que las pólizas suelen estar redactadas por los interesados y por la rapidez e inmediatez del tráfico mercantil en el que circulan aquellas … “.
      No creo, al margen, que intervenga nunca alguna pues mis conocimientos de cualquier lengua extranjera son los “justitos”.
      Un abrazo y gracias, Justito El Notario.

    • F. Javier Oñate Cuadros

      Estoy totalmente de acuerdo contigo, Ildefonso.

      En la reforma del 2007 se planteó una regulación del idioma del documento en las pólizas y en los testimonios notariales que la equiparaba a las escrituras. Desde el entonces Colegio Notarial de Pamplona planteamos un texto alternativo que felizmente fue aceptado, porque teníamos una doble problemática: La dificultad a veces insalvable de la redacción de documentos en euskera y la frecuencia con la que se autorizan muchas pólizas bancarias en idioma francés para la compra de inmuebles en Francia, donde luego se constituye la hipoteca ante un notario de dicho país.

      Sin embargo, el texto del idioma de las escrituras no era objeto de modificación en la propuesta del Reglamento, de modo que no se tocó, a pesar de que en el mismo informe advertimos de su conveniencia.

  4. En mi opinión, la rúbrica de las hojas de copia es una norma “fósil” que por razones que ignoro y no alcanzo a imaginar, se ha trasladado al Reglamento de 2007.
    No tiene sentido que con esa medida se pretenda evitar la sustitución de folios cuando las copias auténticas han de expedirse en folios de papel de uso exclusivo notarial y, además, han de identificarse los números de serie de todos los folios.
    Si es que el redactor del RN se dejó llevar de un ánimo tuitivo extremo para con sus compañeros notarios y mantuvo la rúbrica a fin de que les fuera más fácil comprobar si la copia contenía las rectificaciones que pudiera haber en la matriz, tampoco tendría sentido, porque semejante cosa ya la comprobará el notario por la cuenta que le tiene y sin necesidad de tan absurda ayuda y porque, además, ello sólo tendría algún remoto sentido si también se hubiera de rubricar la matriz a la vez, para refrescar la memoria del notario.

    Si se te ocurre otra utilidad para la eficiencia o la seguridad del servicio notarial, por favor, comunícamela.

    Por otro lado, ¿qué consecuencias tendría la falta de rúbrica para la validez de la copia? Salvo matar de risa al juez ante el que se alegara semejante excusa, no se me ocurre ninguna. En cierta ocasión – y sólo en una ocasión- un registrador especialmente meticuloso me hizo un comentario sobre el tema. La cosa quedó en mero comentario, como es lógico, ante mis argumentos coincidentes con los que aquí he escrito antes; no devolvió la escritura ni yo rubriqué las hojas.

    Tal vez los redactores del RN hubieran debido tener una mentalidad menos conservadora en este y en otros puntos, y pensar que el RN de 1944 se refería a una época en que las condiciones y medios en que se desarrollaba el trabajo notarial no eran exactamente los mismos en que se desarrolla ahora, y que el tiempo del notario como servidor público se invierte mejor en el estudio ya asesoramiento que en poner rúbricas a miles de folios o, por ejemplo, en esperar horas en las oficinas de correos para enviar cartas certificadas.

    • Hola de nuevo:
      Ya he hecho los ajustes oportunos al post tras tu intervención, la de Javier Oñate, la de José Iribarne y la de Paco Rosales, vía Twitter.
      La verdad es que no me faltan los temas para escribir y este es un “tema menor” pero como en muchas ocasiones (lo hago a propósito, no exento de cierta “vergüenza) resuelvo mis lagunas gracias a las aportaciones de generosos compañeros que saben más que yo (como es tu caso).
      Así que gracias y un abrazo, Justito El Notario.

  5. Buenos días Justito.
    Vaya por delante en primer lugar que no estás solo.
    Mi práctica personal respecto a las rúbricas como notario de capital es rubricar todas las hojas de todas las copias autorizadas (conste que también soy notario archivero), aunque, efectivamente, yo también me encuentro con copias auténticas de compañeros no rubricadas… En cuanto al tiempo que todo ello conlleva, he de decir que yo tambien “saboreo” el momento de rubricar las copias. De hecho, saboreo todo cuanto tenga que ver con mi actividad profesional (menos completar y enviar los índices), lo que creo que es un punto en común, por supuesto no exclusivo, entre los opositores “de largo recorrido” como yo…
    Respecto a las pólizas, igualmente rubrico el original de las pólizas y la intervención, así como los testimonios de las mismas, no así los traslados (copia simple).
    Espero que mi comentario haya podido servir de ayuda/apoyo.
    Abrazo!

    • Buenos días compañero:
      Hacemos exactamente lo mismo y somos ambos “de largo recorrido”.
      Ha habido otros comentarios interesantes que te recomiendo. Voy a irlos aprobando y contestando a lo largo de esta mañana y tarde.
      También haré un matiz en el post y me remitiré a ellos, pues resultan imprescindibles.
      Gracias, un abrazo, Justito El Notario.

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