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Apostilla entre países UE, posible relación con el Artículo 207 del RN, modelo de acta y exigencias

“Aprovecho para comunicaros que desde el pasado 16 de Febrero no es preciso apostillar ciertos documentos”, comentó una compañera en un chat de Whatsapp.

Unos días después me requirieron para un acta de legitimación de firmas en documento para el extranjero conforme al Artículo 207 del Reglamento Notarial. Se trataba de un documento para efectuar la reclamación del cobro de alguna clase de pensión en el Reino Unido y me puse a pensar si una cosa tenía algo que ver con la otra o más bien si una cosa se había visto afectada de algún modo por la otra.

El hecho de que pueda no haber apostilla, pensé, no impide que sigamos utilizando el Artículo 207, pero en los casos de legitimación de firma que regula ese precepto, ¿habría que seguir enviando el documento al Colegio para su apostilla?, es decir, ¿esos documentos del 207 son de esa clase de documentos que ya no es preciso apostillar? 

Para resolver mi duda recurrí a un gran experto en estas materias, mi compañero Carmelo Llopis, quien estaba seguro que me resolvería mi elemental duda. Carmelo me dijo:

“Lo que está exento de apostilla con el Reglamento 2016/1191 son solo los documentos relativos al estado civil que se mencionan en el mismo. No se ha suprimido la exigencia de apostilla en general”.

Después me fui a mirar lo que dice el citado Reglamento:

“(6) El presente Reglamento debe aplicarse a los documentos públicos expedidos por las autoridades de un Estado miembro de conformidad con su Derecho nacional y cuyo principal objetivo sea establecer uno de los siguientes hechos: el nacimiento, que una persona está viva, la defunción, el nombre, el matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil), el divorcio, la separación judicial o la anulación del matrimonio, la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada), la cancelación del registro de una unión de hecho, la separación judicial o la anulación de una unión de hecho registrada, la filiación, la adopción, el domicilio o la residencia, o la nacionalidad. El presente Reglamento debe aplicarse también a los documentos públicos expedidos a una persona por el Estado miembro del que esa persona tenga la nacionalidad para certificar que dicha persona no tiene antecedentes penales. Además, el presente Reglamento debe aplicarse a los documentos públicos cuya presentación pueda exigirse a los ciudadanos de la Unión que residen en un Estado miembro del que no tienen la nacionalidad cuando, de conformidad con la correspondiente legislación de la Unión, deseen ejercer su derecho de sufragio activo y pasivo en las elecciones al Parlamento Europeo o en las elecciones municipales del Estado miembro en el que residan“.

El documento cuya firma debía yo legitimar no era, por tanto, un documento de esta clase y tras la legitimación de la firma utilizando el procedimiento del Artículo 207 del Reglamento Notarial, había de ser apostillado para que pudiera producir sus efectos en el Reino Unido. Cuestión distinta fue que mi cliente no quisiera apostillarlo y que retirara el documento objeto del acta con el testimonio de legitimación de firma con la idea de no proceder a su apostilla. Tampoco yo podía obligarle a que lo hiciera y todo lo más que pude, fue advertirle de que podrían exigírsela.

Con mis dudas y estos mimbres salí de mi inicial confusión en cuanto a la innecesariedad de la apostilla desde el pasado 16 de Febrero de este año y llegué a las siguientes conclusiones:

  • Los documentos a que se refiere el Reglamento 2016/1191 no requieren apostilla, sin perjuicio de que deban ser objeto de traducción jurada cuando debamos utilizarlos en España (si los Notarios desconocemos el idioma en que estén redactados) o cuando los documentos españoles vayan a ser utilizados en la UE.
  • Los demás documentos públicos no incluidos en el Reglamento siguen requiriendo de la apostilla (y de la traducción) pero no requieren (ni nunca lo han requerido) el uso del procedimiento del Artículo 207 del Reglamento Notarial puesto que sus firmas no se estampan en presencia del Notario, recurriéndose para ellos a la tradicional forma del Visto y legitimado del Artículo 257 del Reglamento Notarial: “La nota de Visto y legitimado, con la fecha y todos los elementos de autorización notariales puestas al pie de cualquier documento oficial, o expedido por funcionario público en el ejercicio de su cargo es testimonio de que el notario considera como auténticas, por conocimiento directo o identidad con otras indubitadas, las firmas de los funcionarios autorizantes, y hallarse éstos, según sus noticias, en el ejercicio de sus cargos a la fecha del documento”. De esta clase de documentos se realiza la apostilla en el propio testimonio expedido por el Notario sin el soporte del acta que se exige en los casos del 207.
  • Si se trata de documentos extranjeros que ya no necesitan apostilla y que se nos presenten para un simple testimonio por exhibición se podría utilizar el siguiente texto: “JUSTITO EL NOTARIO, Notario de XXXX, y del Ilustre Colegio Notarial de XXXX: DOY FE: De que la fotocopia que antecede extendida en un folio de papel timbrado de uso exclusivo notarial de la serie XX, número XXX, en lo que expresa es reproducción del documento original, sin apostillar conforme al Reglamento 2016/1191  del Parlamento Europeo y del Consejo de la Unión Europea de 6 de Julio de 2016, redactado en idioma inglés (que yo, el Notario, conozco), cuyo documento tengo a la vista y con el que la he cotejado. En XXX, a XXX”. En relación con esta clase de testimonios el Artículo 252 del Reglamento Notarial establece que no podrán ser testimoniados los documentos “redactados en lengua que no sea oficial en el lugar de expedición del testimonio y que el Notario desconozca, salvo que les acompañe su traducción oficial”, de ahí que considere importante señalar que conoces el idioma (aunque también podría darse por hecho). Verán que estoy presuponiendo que los documentos que se nos presenten para testimonio por exhibición que deban apostillarse y no estén apostillados, no se pueden testimoniar (y eso no lo dice el 252). Se admiten opiniones, pero al testimoniarlo no teniendo apostilla ya le estamos dando una apariencia que facilitaría su tráfico y tal vez no sea conveniente.
  • Los documentos privados (no notariales, podríamos decir) también siguen requiriendo apostilla (y traducción) y el uso del procedimiento del Artículo 207 del Reglamento Notarial.

A fin de cuentas una cosa es legitimar firmas para el extranjero ex artículo 207, apostillando el testimonio de la legitimación de firmas (recordemos que lo que se apostilla es la firma del Notario) y otra cosa es apostillar (o no hacerlo ya) documentos que hasta ahora testimoniábamos por exhibición (y seguiremos testimoniando, dependiendo de a dónde vayan a enviarse) pero que no necesitan de un acta ex 207.

Las actas del 207 (actas de exhibición de cosas o de documentos)

Este tipo de acta será utilizable, entre otros supuestos: 2.º Para hacer constar la existencia de un documento no notarial cuyas firmas legitime el propio Notario autorizante, que vaya a surtir efectos solamente fuera de España en país que prevea o exija dicha forma documental. En estas actas, el Notario identificará a los interesados, quienes comparecerán ante él, y en el mismo acto firmarán el documento no notarial o declararán que las firmas estampadas son las suyas, y, en todo caso, que conocen el contenido del documento y que, libre y voluntariamente, quieren que produzca los efectos que le sean aplicables conforme a lo previsto por las leyes extranjeras. El Notario, además, deberá emitir en cuanto le sea posible el juicio de capacidad legal o civil a que se refiere el artículo 156, 8.º de este Reglamento, y cumplir lo dispuesto en el mismo respecto de la intervención y representación de los otorgantes. El documento, o un ejemplar del mismo, original o por fotocopia, quedará incorporado a la matriz del acta en la que se expresará, literalmente o en relación, el texto del testimonio de legitimación. En dicho texto, a continuación de las firmas legitimadas, se consignarán, abreviadamente, los particulares contenidos en el acta que sean pertinentes”.

El uso del procedimiento del Artículo 207 del Reglamento Notarial no es una decisión del que viene a legitimar su firma. No depende de él la manera de formalizar su legitimación. Depende de que se trate o no se trate de un documento no notarial que vaya a surtir efectos solamente fuera de España en país que prevea o exija esa forma documental. Un documento no notarial es aquel que no ha pasado por las manos de un Notario (español o extranjero). No notarial es no notarizado. Si ha intervenido ya otro Notario no se puede usar este procedimiento. Así que cuando procede su uso hay que hacer la legitimación mediante acta. Si posteriormente el interesado considera que no hace falta apostillar o quiere correr sus riesgos, pienso, e insisto en lo ya dicho, que eso no es cosa del Notario español.

Un caso dudoso se produce cuando se trata de documentos que se llevan a Embajadas y Consulados en España de países extranjeros. En mi opinión, también en este caso ha utilizarse el procedimiento, aún cuando no se les vaya a exigir que el documento esté apostillado y por mucho que esas representaciones diplomáticas estén en territorio español.

Otras exigencias y precauciones

Recientemente han sido extremados los controles a efectos del IUI para esta clase de documentos que cuentan ahora con un código específico y que exigen rellenar un formulario sobre las características del documento cuya firma legitimamos. Ese formulario se completa en el Programa de Gestión en la notaría y se exporta con el resto de los datos del documento. Si no recuerdo mal, ese formulario se confirma una vez que llega, vía SIGNO, a la herramienta Cierre del Índice.

Por parte de los Colegios Notariales se nos advierte, al menos en dos de los tres en que he ejercido, además de otra serie de cuestiones importantes a tener en cuenta. A saber:

  • El apostillado no genera una presunción de legalidad pero si otorga una apariencia de validez jurídica en el extranjero a un documento que carece de ella aquí o que podría encubrir supuestos de blanqueo de capitales.
  • El Notario debe conocer el contenido del documento testimoniado.
  • No puede legitimarse la firma de documentos redactados en lengua no oficial si el Notario desconoce esa lengua, salvo que se acompañe su traducción oficial.
  • El testimonio ha de incluir mención al conocimiento del idioma en que esté escrito, al examen de su contenido, al acta de legitimación de firmas que lo contiene (de la que hay que enviar copia autorizada al Colegio) y al número de asiento en la Sección B del Libro Indicador. Véase el citado artículo 207.

El modelo de acta

ACTA DE LEGITIMACIÓN DE FIRMAS PARA EFECTO EN PAÍS EXTRANJERO

NÚMERO

En xxx, mi residencia, a xxx

Ante mí, xxxx, Notario de esta Villa y del Ilustre Colegio Notarial de xxxx,

C O M P A R E C E:

DON xxx,

Se halla también presente DOÑA xxxxx, quien actúa como intérprete elegida por el Sr. xxxx, que no conoce suficientemente el idioma español.

Yo, el Notario, les advierto de la posibilidad de intervención de intérprete oficial conforme al Artículo 150 del Reglamento Notarial, no obstante lo cual insiste en este otorgamiento, relevándome de responsabilidad.

Interviene en su propio nombre y  derecho y tiene, a mi juicio, según interviene, la capacidad legal necesaria para otorgar la presente acta, anteriormente calificada, y al efecto,   

ME EXHIBE, a mi, el Notario, un documento no notarial escrito en idioma inglés, que yo, el Notario, conozco, denominado “xxx” extendido en un folio de papel común escrito por su anverso, y que, según dice, va a surtir efectos solamente fuera de España, en el Reino Unido, país cuyas leyes prevén esta forma documental, cuyo documento, que yo, el Notario, he leído a fin de examinar su legalidad, firma en mi presencia, manifestando que libre y voluntariamente, quiere que produzca los efectos que les sean aplicables conforme a lo previsto en las leyes de dicho país, y me requiere para la legitimación de su firma en el expresado documento con referencia a su identidad y al consentimiento prestado a su contenido y a su capacidad suficiente para actuar, así como para la incorporación de copia de dicho documento con su firma legitimada a la presente matriz.

Acepto el requerimiento, que cumplimentaré mediante la oportuna diligencia.

Así lo dice y otorga.

apostilla y 207 reglamento notarial

DILIGENCIA: El mismo día de su autorización extiendo en el documento reseñado, tras la firma del Sr. Compareciente, el siguiente testimonio:

TESTIMONIO DE LEGITIMACIÓN DE FIRMA (NÚMERO XXX DE LA SECCIÓN B DEL LIBRO INDICADOR):

Yo, xxxx, Notario de xxxx, y del Ilustre Colegio Notarial de xxxx, con fecha xxxx, DOY FE de que:

Considero legítima la firma que precede de DON xxxxx (a quien identifico por su reseñado pasaporte) por haber sido puesta en mi presencia, manifestando conocer y consentir el contenido del documento en que la estampa (escrito en idioma inglés que yo, el Notario, conozco), así como su capacidad suficiente para actuar en su propio nombre y derecho todo ello según resulta del acta de legitimación de firmas para efecto en país extranjero autorizada por mí con fecha LA MISMA, con el número XXX de protocolo, a la que ha quedado incorporada copia del presente documento. De todo lo anterior, de haber extendido este testimonio, en el presente folio, lo cual yo, el Notario, DOY FE”Están mi signo, firma y rúbrica y el sello oficial de mi Notaría. De todo lo cual yo el Notario, y de haber extendido esta diligencia en el mismo folio en que lo fue la matriz precedente y en el presente folio de papel exclusivo para documentos notariales, DOY FE.=

ARANCEL NOTARIAL. DERECHOS DEVENGADOS. Arancel aplicable, números: 1, 4, Nª 8ª

DOCUMENTO SIN CUANTÍA.                           TOTAL:                             (Impuestos excluidos)

Así que se redacta el acta, se le añade la diligencia con el testimonio inserto en el documento cuya firma se legitima y que fotocopiado se une a la matriz.

Al final lo que podría costar sobre 9 Euros, acaba costando 70 Euros, pero esto (y hay que insistir al otorgante) no es una mera legitimación de firmas y por eso es más cara puesto que exige un procedimiento completamente diferente. Aparte está el importe de la apostilla que ronda los 25 Euros. Otra alternativa es coger un vuelo low cost, irse a UK, hacer tu gestión, comerte un roast beef, beberte unas pintas de Guinness, ver a la familia y volverte a España.

Pienso que el testimonio de la legitimación de firma se podría redactar en español y en otros idiomas conocidos por el Notario, ¿no? Esto mismo se podría hacer en el caso de testimonios que no requieran el acta del 207 del Reglamento Notarial. De este modo, con la apostilla el cliente podría tener suficiente para conseguir lo que pretenda con el documento cuyas firmas legitimemos.

Nota informativa para los empleados de mi notaría: Instrucciones básicas para las actas del 207

Cuando venga gente con estos documentos, tenemos que asegurarnos de que lo que quieren es legitimar firmas para el extranjero. A partir de aquí (sí es así pues si no lo es, no estaremos en el supuesto del 207 RN) la solución del caso depende de que los documentos estén en español o en otro idioma o a doble columna (con o sin español). Tened en cuenta que tengo que entenderlos, ver si su contenido es legal, si son documentos no notariales que se van a utilizar en el extranjero. Así que el que venga para esta clase de legitimaciones, no puede pretender firmar y marcharse con su documento debajo del brazo en diez minutos. Se le intentará dar solución cuanto antes, pero que no tengan tanta prisa. Lo primero es (antes de dar cita) que nos hagan llegar o traigan el documento en cuestión.

Unos días después me llega un nuevo 207

En las instrucciones que trae mi cliente con unos documentos que necesita enviar con firma legitimada al extranjero, hay algunas cosas contrarias a lo que he expuesto en este artículo. Se equivocan al decirlas y por ello volveré a insistir. Ellos dicen:

  1. “El único trámite que tienen que realizar ante Notario es la legitimación de firmas. NO es necesario ningún trámite más que les puedan ofrecer como la legalización de las firmas según el Convenio de la Haya o en el colegio de Notarios”. Primero un matiz: SÍ, solo legitimación de firmas, pero ex 207 RN. ¿Que no quieren apostilla? Pues no lo envío al Colegio. Si no van a tener problemas, mejor para ellos, pero está MAL hecho. Mi firma no puede circular por el mundo sin apostillar.
  2. “Encontrarán que algunos Notarios no realizan esta prestación si el documento no está en español, a pesar de que no tienen que legalizar ni validar el documento en sí mismo, sino únicamente dar fe de que las firmas están realizadas por las personas que dicen ser”. Pues va a ser que no. El Notario no puede legitimar si no conoce el idioma porque estamos obligados a examinarlo, aunque no legalicemos, ni validemos. No basta con que legitimemos las firmas de personas que dicen ser, legitimamos firmas de personas QUE SON.

Una solución imaginativa para otros casos

Se trata de aquellos en los que el documento está escrito a doble columna español/otro idioma desconocido para el Notario (si el otro lo conoces no es problema) o con alfabeto distinto (no conocido por el Notario), o a doble columna idioma conocido/idioma desconocido o con alfabeto distinto (no conocido por el Notario). En todos estos casos, ¿es posible utilizar un traductor de Internet para asegurarte de que el idioma desconocido o con alfabeto distinto dice lo mismo que la columna en español o en idioma conocido por el Notario? Pues si es que sí, esta sería una posible fórmula. Se trata de un caso de doble columna inglés (idioma conocido)/árabe (idioma con alfabeto distinto no conocido por el Notario):

“ME EXHIBE, a mi, el Notario, un documento no notarial escrito a doble columna en los idiomas inglés, que yo, el Notario, conozco, y arábe, denominado en inglés “POWER OF ATTORNEY” extendido en un folio de papel común escrito por su anverso, y que, según dice, va a surtir efectos solamente fuera de España en el Reino de Arabia Saudita, país cuyas leyes prevén esta forma documental, cuyo documento, que yo, el Notario, he leído en su versión inglesa a fin de examinar su legalidad y he traducido en su versión árabe a través de internet a fin de examinar su legalidad y su grado de coincidencia con su versión en inglés (que es total), firma en mi presencia, en ambas columnas, manifestando que libre y voluntariamente, quiere que produzca los efectos que les sean aplicables conforme a lo previsto en las leyes de dicho país, y me requiere para la legitimación de sus firmas en el expresado documento con referencia a su identidad y al consentimiento prestado a su contenido y a su capacidad suficiente para actuar en nombre y representación de la entidad “xxx, SOCIEDAD LIMITADA”, así como para la incorporación de copia de dicho documento con su firma legitimada a la presente matriz. Acepto el requerimiento, que cumplimentaré mediante la oportuna diligencia. Así lo dice y otorga”.

“DILIGENCIA: El mismo día de su autorización extiendo en el documento reseñado, tras la firma del Sr. Compareciente, el siguiente testimonio: “TESTIMONIO DE LEGITIMACIÓN DE FIRMA: Yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de XXXX, y del Ilustre Colegio Notarial de xxx, con fecha XXXX, DOY FE de que: Considero legítimas las firmas que preceden de DON XXX, XXXX, por haber sido puestas en mi presencia, manifestando conocer y consentir el contenido del documento en que las estampa así como su capacidad suficiente para actuar en nombre y representación de la entidad “XXXX, SOCIEDAD LIMITADA” (con N.I.F XXX y domicilio en XXX), todo ello según resulta del acta de legitimación de firmas para efecto en país extranjero autorizada por mí con fecha XXX, con el número XXX de protocolo, a la que ha quedado incorporada copia del presente documento, que consiste en un documento no notarial escrito a doble columna en los idiomas inglés, que yo, el Notario, conozco, y arábe, denominado en inglés “POWER OF ATTORNEY” extendido en un folio de papel común escrito por su anverso, y que, según dice, va a surtir efectos solamente fuera de España en el Reino de Arabia Saudita, país cuyas leyes prevén esta forma documental, cuyo documento, yo, el Notario, he leído en su versión inglesa a fin de examinar su legalidad y he traducido en su versión árabe a través de internet a fin de examinar su legalidad y su grado de coincidencia con su versión en inglés, la cual es total. De todo lo anterior, de haber extendido este testimonio, en el presente folio, lo cual yo, el Notario, DOY FE. Están mi signo, firma y rúbrica y el sello oficial de mi Notaría”. De todo lo cual yo el Notario, y de haber extendido esta diligencia en el mismo folio en que lo fue la matriz precedente y en el presente, DOY FE.=

¿Las legitimaciones del Artículo 207 han de ser de documentos que no estén excluidos del Artículo 258 del Reglamento?

No. El 258 lo deja claro. Las actas del 207 se refieren (insisto) a documentos en español u otra lengua que el Notario conozca, que no sean notariales y están destinados a usarse en el extranjero en país que admita esa forma documental. Y nada más. Así que el documento cuyas firmas legitimamos puede ser uno de los del 1.280 o, pienso, uno no liquidado o uno de los del 144 del Reglamento Notarial.

Artículo 258

Sólo podrán ser objeto de testimonios de legitimación de firmas los documentos y las certificaciones que hayan cumplido los requisitos establecidos por la legislación fiscal, siempre que estos documentos no sean de los comprendidos en el artículo 1280 del Código Civil, o en cualquier otro precepto que exija la escritura pública como requisito de existencia o de eficacia. Queda a salvo lo dispuesto en el artículo 207 de este Reglamento.

No podrán ser objeto de dichos testimonios la prestación unilateral de garantías, ni los contratos de carácter mercantil que el artículo 144 de este Reglamento define como propios de las pólizas cuando exista pluralidad de partes con intereses contrapuestos”.

Por último, y para los documentos del 258 (no para los del 207), hay que tener en cuenta que el Artículo 252 del Reglamento Notarial establece que “los documentos privados que deban ser obligatoriamente presentados ante la Administración Tributaria sólo podrán ser testimoniados cuando conste su presentación”, es decir, que ni legitimación de sus firmas ni tan siquiera testimonio por exhibición.

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario


 

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