La videoconferencia y el protocolo electrónico (Ley 11/2023)

 

videoconferencia

 

Advertencia: En la web “Justito El Notario”, su titular y responsable Miguel Prieto Escudero, no asesora ni aconseja ni lo ha hecho nunca desde la apertura del blog el 20/11/2015. Aquí únicamente se informa, se divulga (o al menos se intenta) y se opina (con mayor o menor grado de acierto). El contacto, colaboración o comentario a las entradas, no puede entenderse en ningún caso como un acceso telemático a mi notaría ni conducente a la firma de un documento público en la misma. A esos fines deberán dirigirse a mí por los cauces oportunos, pero nunca por la vía de mi blog que constituye una actividad completamente privada y no está conectado con la web de mi notaría.

 

 

Faltaba poco para iniciar la cuenta atrás y el que mas y el que menos, estaba sufriendo por este profundo cambio de nuestro quehacer diario. El cambio resulta de la Ley 11/2023.

 

Abrí esta entrada con el fin de aclarar mis propias ideas y de compartirlas con aquellos que, como yo, iban un poco retrasados con el asunto. Ahora algunas cosas están superadas y otras no tanto.

 

Llevo tiempo oyendo hablar que la videoconferencia se usaría para los actos mercantiles, obras nuevas (un error para mi gusto porque se han convertido en escrituras muy técnicas que requieren sosiego e inmediatez con el cliente), divisiones horizontales (ídem que las anteriores), testamentos en caso de epidemia y pólizas. ¿Me olvido de algo? Sí, te olvidas de varias cosas:

  1. En cuanto a actos mercantiles, hay que matizar. Hablamos de la constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles, así como otros actos societarios siempre que, de tener aportaciones, sean dinerarias
  2. Los poderes de representación procesal o ante las AAPP, los electorales y para actos concretos. No cabe para los generales o para los preventivos y la revocación de poderes, excepto los generales y preventivos.
  3. Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
  4. Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.
  5. Los testimonios de legitimación de firmas.
  6. Las declaraciones de obra nueva siempre que no exista extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad.
  7. La conciliación, salvo que el notario considere conveniente la presencia física.
  8. Y para aquellos actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente.

Pronto han surgido dudas: ¿Y un acta del 207? Yo digo no. ¿Y un cambio de uso? Pues, desde luego, a lo que está mas próximo es a una declaración de obra. Es posible que pueda hacerse.

Los compañeros de Canarias nos explican en otro de sus resúmenes en cuanto a las RATIFICACIONES, lo siguiente: “Cfr.:Art. 13 ter 1. Ley del Notariado (añadido por el art. 34.4 de la Ley 11/2023, de 8 de mayo) • No se pueden ratificar por videoconferencia actos que la ley no haya incluido como susceptibles de ser otorgados por ese medio. Por ejemplo, no se puede hacer la ratificación por videoconferencia de una compraventa, de una donación o de una escritura de adjudicación herencia. • La el art. 17 ter 1. c) LN permite otorgar por videoconferencia ciertos poderes y revocaciones, pero no contempla las ratificaciones. Art. 17 ter 1. c), d) y k) LN: « … 1. Se podrá realizar el otorgamiento y autorización a través de videoconferencia como cauce para el ejercicio de la función pública notarial, en los siguientes actos o negocios jurídicos: (….) 202 17/11/2023 2 c) Los poderes de representación procesal, para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales, y los poderes para actos concretos. No será posible la autorización por videoconferencia de poderes generales o preventivos. d) La revocación de poderes, excepto los generales preventivos. (…) k) Aquellos actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente …”.

 

Hacer videoconferencia no implica grabación del otorgamiento y autorización. Quede claro.

 

Hace un tiempo que supe que en los casos de videoconferencia habría una única matriz con doble soporte (formato electrónico y papel) pero fue ayer cuando supe que el doble soporte (electrónico y papel) lo habrá también para todas las demás escrituras (escrituras y actas) que firmemos aunque no haya videoconferencia.

Así que un un alto porcentaje de casos (al menos en un principio) firmaremos en papel y todas las escrituras llevarán una diligencia para hacer constar el traslado al protocolo electrónico de las mismas.

En unos pocos casos (al menos de momento) se firmará mediante videoconferencia en formato electrónico y en esa matriz electrónica habrá que poner una diligencia en sentido inverso para hacer constar que se efectúa el traslado de la matriz al protocolo en papel timbrado. Este sistema no se utilizará para las pólizas ni para el Libro Indicador.

Las pólizas con sus diligencias también tendrán protocolo electrónico (las pólizas íntegras, no solo la diligencia de intervención, las de adhesión u otras). Una de las dudas de muchos es cómo vamos a convertir en un Word (formato documental para la “electronificación” por el momento), la póliza que el banco nos hace llegar a veces en mano (en papel) y a veces en un archivo informático (generalmente pdf).

No obstante, en mi casa de informática nos indican que “se suben las pólizas pero no han dicho qué ni cómo se suben las pólizas”. Estamos a la espera de desarrollo e instrucciones.

Los tipos de diligencia (protocolo o libro registro) que prevé el sistema son: las de reflejo electrónico; las de adhesión; las modificativas; las de ratificación y las de trámite.

¿Se pueden entregar copias en papel antes de la protocolización electrónica? No puedes dar ninguna copia en tanto no esté subido el expediente electrónica. ¿Cuál es el plazo? Cuanto antes, máximo en el plazo legal o reglamentario para expedir copia. Otros concretan mas y dicen: el momento posterior a la autorización mas próximo posible y, en todo caso, antes de la expedición de la primera copia autorizada (otros dicen copia de cualquier clase).

¿Qué vamos a hacer con esas copias que se piden inmediatamente después de firmar? Si son autorizadas tendrá que hacerse la protocolización electrónica. Si es una copia simple no creo que haya inconveniente. Será responsabilidad de cada uno. Y en las pólizas, ¿qué plazo hay? Pues como no lo hay, digamos que cuanto antes, ¿no?

¿Hay protocolización electrónica de instrumentos anteriores al 9/11? No está prevista aunque sea el futuro. Es la impresión que he sacado tras hablar con un par de compañeros.

En cuanto al funcionamiento de la protocolización electrónica, el plan A es que todo lo monte tu casa informática y el plan B es hacerlo a través de SIGNO. A priori me inclino por la solución A. En Notin WE TRUST.

A partir de ahora las copias que pida el otorgante hay que sacarlas del protocolo electrónico notarial, no de tu programa de gestión.

 

Sobre el asunto de la matriz electrónica de las pólizas hay muchas posturas. “Subo diligencia con la intervención de la primera firma, como matriz, y luego diligencia de segunda firma y el cuerpo de la póliza como documentación unida de diligencia con todas las firmas”. ENTONCES: INTERVENCIÓN=MATRIZ PRIMERA ADHESIÓN= DILIGENCIA. ULTIMA ADHESIÓN= DILIGENCIA CON POLIZA UNIDA. Y SI HAY MAS ADHESIONES SE CORREN LOS PUESTOS.

La multidiligencia multiconcepto. Todo de una vez en una sola diligencia pero cobras tantas como cosas hagas. Yo creo que en algunos casos eso puede ser un lío y no creo que se pueda cobrar un multiconcepto. Yo utilizaba una fórmula multiconcepto respecto de las presentaciones en registros. Presentación y ya luego recepción del asiento indicando que uniré todo lo que llegue. Pero ahora lo que llegue (que puede llegar tras la encuadernación) parece que no puede subirse sin una diligencia, pero ya no hay diligencia porque ya la pusiste entonces. ¿Entonces? ¿Cómo subes ese documento posteriormente?

Un modelillo de diligencia multiconcepto: 

Xª DILIGENCIA.- La extiendo yo, JUSTITO EL NOTARIO, Notario de *, para hacer constar que el día *, expido y remito COPIA AUTORIZADA ELECTRÓNICA EXACTA de su matriz al Registro de la Propiedad correspondiente, a los efectos del Artículo 249 del Reglamento Notarial y COPIA SIMPLE ELECTRÓNICA al Ayuntamiento de *, para dar cumplimiento al requerimiento contenido en la matriz precedente y a los fines del párrafo 5 del Artículo 254 de la Ley Hipotecaria. Incorporo justificante de dicho envío a la presente y del mismo modo incorporaré la comunicación registral de asiento de presentación con la fecha y hora del acuse de recibo digital y la notificación registral fehaciente de asiento de presentación. Asimismo incorporaré cuando se reciban los correspondientes justificantes de la calificación defectuosa, parcial y/o total de la matriz precedente. De todo lo cual, de quedar extendida esta diligencia en el mismo último folio en que lo fue la diligencia anterior, Doy fe.-

 

¿HAY QUE PONER EN LAS DILIGENCIAS LO DE LA SUBIDA AL PROTOCOLO ELECTRÓNICO? (“cuya expresión informática queda incorporada dentro del plazo reglamentario y bajo el mismo número, en el correspondiente protocolo electrónico, yo el Notario, Doy fe.=”)

COPIAS ELECTRONICAS: AUTORIZADAS Y SIMPLES: Art. 17 bis número 3 Ley del Notariado. Las copias autorizadas y simples electrónicas se han de solicitar y expedir a través de la sede electrónica notarial, según el art. 17.3 LN. Dirección sede electrónica: https://www.portalnotarial.es/portal/web/guest/portalnotarial-del-ciudadano. Las copias electrónicas, simples o autorizadas, quedarán depositadas en la Sede Electrónica Notarial a disposición de sus destinatarios (las simples sin CSV, pero con firma de servidor seguro; y las auténticas con CSV mediante el cual cualquier persona que lo tenga podrá comprobar su contenido y la existencia o no de notas o diligencias modificativas). Artículo 17.3. LN (redacción dada por el apartado dos del artículo 34 de la Ley 11/2023, de 8 de mayo).: «… 3. El notario podrá expedir copias autorizadas con su firma electrónica cualificada bajo las mismas condiciones que las copias en papel, con la indicación al pie de copia del destinatario, previa comprobación de su interés legítimo. La copia autorizada se remitirá a través de la sede electrónica notarial. Del mismo modo remitirá copia simple electrónica con mero valor informativo, incorporando la sede electrónica notarial sello electrónico con marca de tiempo confiable”.

Notas de modificación jurídica en el protocolo electrónico: vendí, hipotecado, cancelada la hipoteca. Este asunto no termino de entenderlo. Nosotros poníamos nuestras notitas en escrituras viejas nuestras o no. Entonces ahora, ¿hay que poner esas notitas en el protocolo electrónico si la escritura vieja es nuestra sin perjuicio de seguir haciendo lo mismo en las copias? ¿Pero incluso cuando hipotecas tendrías que decir en la compraventa previa que la finca se ha hipotecado? ¿Y eso qué? ¿Hasta el fin de los tiempos? O sea que si vende de nuevo y se hereda y se cancela y se hipoteca, ¿todo eso hay que arrastrarlo a todos los protocolos electrónicos anteriores o solo es desde el 8/11/2023?

 

¿Firma electrónica avanzada (17bis.1 LN) es lo mismo que firma electrónica cualificada (17 bis.3 LN, de nueva redacción)? Me hacía la pregunta un opositor y, ciertamente, ahora el 17 Bis distingue entre los dos tipos de firma cuando antes no lo hacía. Véase:

Antes:

17.1 Los instrumentos públicos a que se refiere el artículo 17 de esta Ley, no perderán dicho carácter por el sólo hecho de estar redactados en soporte electrónico con la firma electrónica avanzada del notario y, en su caso, de los otorgantes o intervinientes, obtenida la de aquél de conformidad con la Ley reguladora del uso de firma electrónica por parte de notarios y demás normas complementarias.

17.3 Las copias autorizadas de las matrices podrán expedirse y remitirse electrónicamente, con firma electrónica avanzada, por el notario autorizante de la matriz o por quien le sustituya legalmente. Dichas copias sólo podrán expedirse para su remisión a otro notario o a un registrador o a cualquier órgano de las Administraciones públicas o jurisdiccional, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio. Las copias simples electrónicas podrán remitirse a cualquier interesado cuando su identidad e interés legítimo le consten fehacientemente al notario.

Ahora:

17.1 Los instrumentos públicos a que se refiere el artículo 17 de esta Ley, no perderán dicho carácter por el sólo hecho de estar redactados en soporte electrónico con la firma electrónica avanzada del notario y, en su caso, de los otorgantes o intervinientes, obtenida la de aquél de conformidad con la Ley reguladora del uso de firma electrónica por parte de notarios y demás normas complementarias.

17.3 El notario podrá expedir copias autorizadas con su firma electrónica cualificada bajo las mismas condiciones que las copias en papel, con la indicación al pie de copia del destinatario, previa comprobación de su interés legítimo. La copia autorizada se remitirá a través de la sede electrónica notarial. Del mismo modo remitirá copia simple electrónica con mero valor informativo, incorporando la sede electrónica notarial sello electrónico con marca de tiempo confiable.

Lo que ocurre, es que no sé explicar la diferencia aunque he leído un par de cosas sobre el asunto.

Al margen, el opositor también me recuerda que ya no hace falta indicar la finalidad de expedición de las copias electrónicas porque el 17.7 se ha suprimido y antes decía: 

17.7 Las copias electrónicas sólo serán válidas para la concreta finalidad para la que fueron solicitadas, lo que deberá hacerse constar expresamente en cada copia indicando dicha finalidad.

El 224.4. párrafo 2 RN aun sigue diciendo:  “En la expedición de las copias autorizadas electrónicas se hará constar expresamente la finalidad para la que se expide, siendo sólo válidas para dicha finalidad, y su destinatario, debiendo dejarse constancia de estas circunstancias por nota en la matriz”.

Al habla con el gran Carlos Marín, me dice:  “Tengo la impresión de que se ha pervertido casi completamente la idea inicial, con la que nació (la firma electrónica), cuando se trataba de que la autenticación de la firma la proporcionara cualquier operador habilitado para ello; lo que se llamó un tercero de confianza …. De la reforma legal que me trasladas, comparando ambos textos -y dejando de lado el cambio de nombre de la firma “cualificada”, en lugar de “avanzada”, que no creo que tenga mayor importancia-, lo que me parece relevante son dos cosas: Que la firma del notario sólo sirve con la intermediación “de la sede electrónica notarial” (de la que se dice que pondrá una marca de tiempo confiable, cuando ese sello temporal era antes un componente esencial de la propia firma electrónica, operando autónomamente); y Que el destinatario de la copia, tanto si es autorizada como si es simple, es un particular cualquiera (y ya no necesariamente “otro notario o un registrador o cualquier órgano de las Administraciones públicas o jurisdiccional, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio”). Y no veo mucho más”.

 

Legitimación de firma electrónica

Tengo pendiente un artículo para la revista INTER-NOS de la FEAPEN sobre el asunto de la legitimación de firmas a través del PNC con o sin videoconferencia. Cuando has escrito de algún tema casi prefieres no leer nada sobre el asunto no vaya a ser que descubras que has metido la pata. Y no es que haya metido la pata pero sí que ha surgido algo que no sabía y que me hubiera venido muy bien saber.

El asunto surge en Vanguardia Notarial donde dice un compañero: “Para finalizar cualquier operación de autorización por videoconferencia (en las que está incluido el trámite de testimonios de legitimación de firmas) siempre se tiene que vincular la matriz que se ha firmado con un número de protocolo. No existe ninguna excepción con el trámite para los testimonios de Legitimación de firmas”.

Luego responde otro compañero: “Pienso que es un error de planteamiento, pero es como está ahora mismo. Los testimonios de legitimación de firmas no necesariamente deben incluirse en el protocolo. Normalmente circulan sueltos. No van a protocolo. Van a Libro indicador. De hecho el libro indicador está excluido del protocolo electrónico, pero la legitimación no está excluida, sino incluida en la autorización por videoconferencia”.

Mi conclusión pues que el sistema para las legitimaciones que exigen videoconferencia tiene un fallo: Si van a circular libres no hay protocolo. Máxime un número de Libro Indicador que aun no está asignado. Si van a insertarse en un protocolo, ese protocolo aun no existe. De nuevo, como máximo, tendrás un número de Libro Indicador.

 

Tras la Ley 11/2023, en materia de Archivos de Protocolos dice el artículo 37 de la Ley del Notariado:

Artículo 37.

  1. En cada Colegio Notarial se formará un Archivo General de Protocolos en el que se custodiarán de manera ordenada aquellos protocolos y libros registros de operaciones mercantiles y libros indicadores, que cuenten con una antigüedad de, al menos, cinco años.
  2. Corresponde a cada Colegio Notarial la adopción de las medidas precisas para conservar en perfecto estado de guarda y conservación los protocolos y libros de su territorio notarial, debiendo comunicar al Consejo General del Notariado para su remisión a la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública su localización y medidas adoptadas para su custodia y conservación.

La Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública podrá autorizar la destrucción completa por anualidades de los tomos de protocolos especiales de protestos de letras de cambio y de otros documentos mercantiles, que cuenten con una antigüedad de, al menos, cinco años. En caso de autorizarse la destrucción completa, la Dirección General podrá dar instrucciones especiales sobre cómo se efectuará la citada destrucción, así como sobre la conservación de algunas de las actas de protesto de los tomos a destruir, a efecto de preservar una muestra representativa de esta actividad.

  1. Los ficheros relativos al protocolo en soporte electrónico serán remitidos transcurridos veinticinco años desde la autorización o intervención de la escritura matriz, acta o póliza a los Archivos Generales de Protocolos de cada Colegio. Corresponde al Consejo General del Notariado la adopción de las medidas técnicas para garantizar la indemnidad de dicho soporte, así como su traslación o volcado a un nuevo tipo y acceso al mismo por quienes tengan derecho. Del mismo modo tales medidas deberán permitir la práctica de notas en aquéllos, conforme a la legislación notarial que resulte vigente.

El coste por la entrega del protocolo y demás libros y documentación oficial, cualquiera que sea su naturaleza en soporte papel o electrónico, como consecuencia de la amortización de una notaría efectuada por una demarcación será soportado por el notario titular de la notaría amortizada.

 

Hasta ahora se distinguían tres archivos de protocolo: El del Notario (de hasta 25 años de antigüedad); el Archivo Gral Protocolos del distrito (de 25 a 100 años de antigüedad); y la Sección Histórica (para protocolos de mas de 100 años de antigüedad).

Entonces, ¿los próximos 25 años llevaremos los tomos en papel a nuestro archivero tradicional y cuando pasen cinco años desde el 9 de noviembre de 2023 llevaremos los nuevos tomos al nuevo archivo?

Recurrí a Vanguardia Notarial y opinaron que: “La norma dice que se enviarán al archivo los protocolos que tengan al menos cinco años de antigüedad. Por tanto, salvo alguna instrucción general, cada Colegio determinará la antigüedad de los tomos que hay que enviar al archivo y, por ahora, la idea es que sigan siendo solo los de más de veinticinco años”.

 

Un apunte sobre copias

Las copias autorizadas electrónicas conforme al art. 110 de la Ley 24/2001, se siguen expidiendo igual que siempre. Ahora hay dos clases de copias autorizadas electrónicas:

  • Copias autorizadas electrónicas que se emiten para su circulación, conforme a la Ley 24/2001, que solo se pueden emitir a favor de Registros, Notarios y Administraciones Públicas.
  • Y copias autorizadas electrónicas que se emiten para su acceso, en sede electrónica notarial, a través de CSV, conforme a la Ley nueva, que sí se pueden emitir a favor de particulares”.

Tampoco se ha tocado el Reglamento Notarial en cuanto a la expresión de la finalidad. Me había rayado yo un poco con este asunto. Dice el Reglamento en su artículo 224:

“En la expedición de las copias autorizadas electrónicas se hará constar expresamente la finalidad para la que se expide, siendo sólo válidas para dicha finalidad, y su destinatario, debiendo dejarse constancia de estas circunstancias por nota en la matriz”.

Yo diría que este requisito es para las que hemos venido utilizando hasta ahora y que para las de la sede electrónica notarial, no hace falta.

 

Seguimos con las copias

En Vanguardia Notarial se ha compartido un PDF editable para dar lustre (adornar) las copias electrónicas con CSV. Se puede sobrescribir el nombre y cambiar notario a notaria. Después se graba y queda como plantilla. Para usar la plantilla solo hay que añadir número de protocolo y copiar y pegar el CSV (si se pone el cursor, permite escribir). La operación se puede hacer ilimitadamente y hay dos opciones: 1ª EN PAPEL: Se imprime en papel el PDF y se pone como carpeta o primera hoja delante del traslado en papel de la copia con CSV que proporciona SIGNO. 2ª EN PDF: Se une este PDF al PDF de la copia con CSV que proporciona SIGNO. Muchos programas unen y dividen PDF. Así se enluce un poco la copia electrónica y realza su valor.

¿Y qué tiene que indicar el pie de la copia electrónica?

  1. Para quien se expide.
  2. La fecha.
  3. La finalidad no se pone (no es copia finalista).
  4. Los folios “electrónicos” para dejar clara la repercusión arancelaria.
  5. Y que es para su verificación con CSV sin mencionar este (que sí figura en la nota de la matriz)

Supongo que en la de la matriz va lo mismo salvo el CSV (que no sé porqué el compañero de Vanguardia Notarial que compartió su criterio no lo pone).

 

¿Existe la diligencia de cotejo del protocolo electrónico con el protocolo en papel y viceversa?

Se comete un pequeño error en un testamento. En vez de poner instituye heredera a Fulana, se pone instituye herederos a Fulana. Se genera el protocolo electrónico y se descubre luego el error. ¿Cómo se corrige? No cabe el 153 porque es un acto mortis causa. Vuelve el testador para quitar dos letras. Se corrige en papel pero se deja igual el protocolo electrónico.

Cuando el paisano muera se pide copia y el titular de la notaría coteja y se percata. ¿Cabe la diligencia de cotejo entre matrices? (al igual que ahora tenemos el de copia con matriz y corrección mediante diligencia de cotejo). Si la diligencia de cotejo actual va en la copia, ¿dónde irá la de cotejo entre matrices? ¿en ambas?

Me comentaba un compañero al que consulté que “supongo que la diligencia de corrección por cotejo irá en la matriz electrónica porque la matriz en papel está correcta. De todas formas, no sé si el notario titular del protocolo (y no autorizante) podrá realizar esa diligencia de corrección (entre otras cosas, puede no saber si lo correcto es lo que aparece en la matriz en papel o en la matriz electrónica)”.

Efectivamente. Buen argumento. Tengo que mirar si se ha previsto alguna preferencia entre el formato papel y el electrónico en caso de discordancia y … sí, la hay:

Art. 17.2 LN: “En caso de contradicción entre el contenido de la matriz en soporte papel y del protocolo electrónico prevalecerá el contenido de aquella sobre el de este”.

Entonces si se salva algo de puño y letra, no se traslada al protocolo electrónico y cuando X tiempo después se descubre, habrá que hacer una diligencia de cotejo al estilo de las que hacemos para las copias. ¿Y dónde se pondría? En Vanguardia Notarial decían que sería una diligencia de subsanación del protocolo electrónico, haciendo constar que, “cotejado el protocolo electrónico con su matriz en papel, resulta una contradicción por existir en esta un salvado que no se reflejó en el archivo informático, consistente en ….. lo que se corrige mediante la presente diligencia, al amparo de los arts. 17.2 LN y 153 RN.

 

Agradezco las aportaciones.


Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario