fotocopia libro indicador

¿Cuántas veces usa el Reglamento Notarial el término «fotocopia»? (a propósito del uso y minutación de las reproducciones del Libro Indicador)

Advertencia: En la web “Justito El Notario”, su titular y responsable Miguel Prieto Escudero, no asesora ni aconseja ni lo ha hecho nunca desde la apertura del blog el 20/11/2015. Aquí únicamente se informa, se divulga (o al menos se intenta) y se opina (con mayor o menor grado de acierto). El contacto, colaboración o comentario a las entradas, no puede entenderse en ningún caso como un acceso telemático a mi notaría ni conducente a la firma de un documento público en la misma. A esos fines deberán dirigirse a mí por los cauces oportunos, pero nunca por la vía de mi blog que constituye una actividad completamente privada y no está conectado con la web de mi notaría.

 

Pues creo que propios y extraños se sorprenderán si les digo que tan solo tres veces y que las tres están en el famoso artículo 207 sobre el que he escrito unas cuantas cosas y sobre el que tengo previsto volver a escribir a propósito de una reciente RDGSJyFP sobre el asunto del apostillado de una legitimación de firma en un contrato de promesa de venta que se efectuó por la vía del 207 y cuya apostilla fue denegada. Un asunto interesantísimo en el que estoy mucho mas en la línea del recurrente que en la de la DG. Esta es la RDGSJYFP.

Lo cierto es que andaba yo pensando en el Libro Indicador en uno de mis largos viajes de ida y vuelta al trabajo de este verano y en el juego que el término pudiera darme en la minutación y posible ulterior uso de las que añadimos al Libro Indicador cuando se me vino a la cabeza esta idea, ¿cuántas veces usa el Reglamento Notarial la palabra fotocopia? La respuesta me sorprendió y mucho.

El Reglamento Notarial solo usa tres veces la palabra fotocopia y lo hace las tres en el Artículo 207.

Artículo 207.

En las actas de exhibición de cosas, el Notario describirá o relacionará las circunstancias que las identifiquen, diferenciando lo que resulte de su percepción de lo que manifiesten peritos u otras personas presentes en el acto, y podrá completar la descripción mediante planos, diseños, certificaciones, fotografías o fotocopias que incorporará a la matriz. En las actas de exhibición de documentos, además, transcribirá o relacionará aquéllos o concretará su narración a determinados extremos de los mismos, indicados por el requirente, observando en este caso, si a su parecer procede, lo dispuesto en el párrafo último del artículo 237.

Este tipo de acta será utilizable, entre otros supuestos:

1. Para dejar constancia en el protocolo de la existencia de cosas o documentos en poder de una persona o en un determinado lugar.

2. Para hacer constar la existencia de un documento no notarial cuyas firmas legitime el propio Notario autorizante, que vaya a surtir efectos solamente fuera de España en país que prevea o exija dicha forma documental.

En estas actas, el Notario identificará a los interesados, quienes comparecerán ante él, y en el mismo acto firmarán el documento no notarial o declararán que las firmas estampadas son las suyas, y, en todo caso, que conocen el contenido del documento y que, libre y voluntariamente, quieren que produzca los efectos que le sean aplicables conforme a lo previsto por las leyes extranjeras. El Notario, además, deberá emitir en cuanto le sea posible el juicio de capacidad legal o civil a que se refiere el artículo 156, 8., de este Reglamento, y cumplir lo dispuesto en el mismo respecto de la intervención y representación de los otorgantes.

El documento, o un ejemplar del mismo, original o por fotocopia, quedará incorporado a la matriz del acta en la que se expresara, literalmente o en relación, el texto del testimonio de legitimación.

En dicho texto, a continuación de las firmas legitimadas, se consignarán, abreviadamente, los particulares contenidos en el acta que sean pertinentes.

3. Para efectuar, conforme al artículo 262 de este Reglamento, el reconocimiento de la propia firma puesta con anterioridad en un documento que, a juicio del Notario, quedará suficientemente reseñado en el acta, o unido a ésta, original o por fotocopia.

4. Para fijar el saldo líquido exigible en los préstamos o créditos en cuenta corriente concedidos por entidades de crédito, ahorro o financiación, siempre que tales operaciones y esta modalidad de fijación hayan sido pactadas en escritura pública. En virtud de la documentación exhibida por la entidad acreedora y de su concordancia con certificación de ésta, que se unirá a la matriz, el Notario levantará el acta en la que quede determinado el saldo de la cuenta.

En mi caso, siempre hago fotocopia del documento con las firmas ya legitimadas puesto que el otorgante (al que generalmente le cuesta admitir la necesidad del acta) necesita llevarse el documento original para hacerlo valer en ese «país que prevea o exija dicha forma documental».

Nada interesante, en mi opinión, en este artículo a los efectos del Libro Indicador.

Para intentar rascar algo que aclarara mis dudas sobre la naturaleza de lo que incorporamos al Libro Indicador y sobre la minutación presente o de futuro de esas incorporaciones, acudí entonces a los artículos que se refieren a este hermano pobre de los archivos notariales. Son el 263 y el 264.

Artículo 263.

«También tienen la consideración de testimonios las reproducciones obtenidas por el notario de documentos exhibidos para su incorporación a un instrumento público, así como las legitimaciones de firmas practicadas en el cuerpo de dicho instrumento.

Dichos testimonios no se incorporarán al Libro Indicador».

No se incorporarán. Claro, porque se quedan en el instrumento público siendo testimonios a todos los efectos.

Artículo 264.

«La sección segunda de este libro se llevará mediante la incorporación de hojas numeradas en las que se reproduzcan los documentos testimoniados que constituyen su ámbito. Esta sección comprenderá los testimonios por exhibición, de vigencia de leyes, de legitimación de firmas, las certificaciones de saldo y de asiento que se realicen en soporte papel.

El Notario podrá, bajo su responsabilidad, excluir la incorporación de los testimonios por exhibición que tengan por objeto documentos suficientemente identificables.

La incorporación de la reproducción al libro indicador presupondrá la dación de fe de coincidencia respecto del testimonio correspondiente por parte del notario.

Transcurrido un año desde el cierre anual de cada una de las secciones el Notario podrá reproducirlas en un archivo informático que garantice su conservación y reproducción, procediendo en tal caso a la destrucción del soporte papel correspondiente».

Así que en el 264 se habla  de:

  1. Reproducción de los documentos testimoniados.
  2. De incorporación de la reproducción.
  3. Y, además, de que la reproducción presupone una dación de fe de coincidencia (sin necesidad entonces de decir nada al respecto) y que al año se pueden reproducir esas reproducciones en un archivo informático, destruyendo el archivo en papel.

No se dice nada de que sea en papel timbrado de uso exclusivo (yo hago esas reproducciones, es decir, las fotocopias, en papel común).

 

Entonces, ¿qué naturaleza tienen esas reproducciones? ¿podemos cobrar por hacerlas o por usarlas de algún modo en el futuro?

 

Desde luego en el Arancel no hay nada expreso pero podría servirnos en nuestra línea argumentativa esto que se dice en el número 4.4 del Anexo 1:

«4. Los testimonios de autenticidad de la fotocopia de un documento integrado por varios folios en los que sea posible extender un único testimonio comprensivo de todo él, por remisión a datos identificadores, devengarán 3,005061 euros por la diligencia de cotejo y 0,601012 euros por cada folio más».

La particularidad sería que esa fotocopia de ese documento está en nuestro poder y forma del Libro Indicador.

Y, ¿qué es un testimonio de autenticidad? Pues el Reglamento Notarial no usa ese término (autenticidad) en el ámbito de los testimonios, pero en mi opinión un testimonio de autenticidad es un testimonio por exhibición (el Arancel no distingue todos los tipos de testimonios y no usa el término exhibición) siendo testimonio tanto el propio testimonio en si que el interesado retira y que circula en original, como la reproducción del mismo que se conserva en el Libro Indicador. Si uno y otro son testimonios, se minutan como tales y se minutan tanto en el momento inicial de su expedición y obtención, como en un eventual futuro momento en que se instase su expedición. Este futuro momento de la petición nos genera el problema de la acreditación del interés legítimo.

¿Quién es legítimo interesado en la obtención de un testimonio de la reproducción del documento original? Los testimonios no se expiden a instancia de nadie por lo que puede complicarse la acreditación del interés. Considero que podríamos aplicar para solucionar este problema el criterio del Artículo 246 del Reglamento Notarial (que está situado en sede de copias y no de testimonios) y que dice:

«Asimismo, podrán los Notarios librar testimonios a instancia de los que tuvieren derecho a copia, de determinados particulares de las matrices, ya literales, en relación o mixtos, conforme al señalamiento hecho por los legítimos interesados, haciendo constar el Notario que la parte no testimoniada no altera, desvirtúa o de algún modo modifica o condiciona la que sea objeto de testimonio; y de existir o no determinados instrumentos en la fecha que se indique y de que aquéllos pudieran pedir copia, haciendo constar en el pie del testimonio el carácter con que se expida».

Atención a ese «señalamiento» que supondría que no pueden exigirnos una actuación investigadora en nuestros libros.

Podríamos afirmar llegados a este punto que los testimonios de autenticidad (me gusta mas el término que el de testimonio por exhibición) de las reproducciones del Libro Indicador se pueden expedir previo señalamiento y acreditación del interés, minutándose como tales testimonios conforme a la citada regla arancelaria.

Recojo para terminar y redondear la norma que regula el testimonio por exhibición que no contiene argumento alguno en contra de mi posicionamiento.

Artículo 251.

«Mediante los testimonios por exhibición los notarios efectúan la reproducción auténtica de los documentos originales que les son exhibidos a tal fin o dan fe de la coincidencia de los soportes gráficos que les son entregados con la realidad que observen.

El testimonio por exhibición no implica el juicio del notario sobre la autenticidad o autoría del documento testimoniado. Si el original testimoniado fuese a su vez copia de otro documento, el testimonio tampoco implicará la concordancia entre ambos, salvo que el notario la haga constar expresamente.

También podrán ser utilizados estos testimonios para dar fe de la presencia de una persona ante el notario».

 

Todo lo expuesto se refiere a la sección segunda de nuestro querido hermano pobre, si bien también sostengo que las anotaciones en la sección primera constituyen un testimonio minutable que no debemos olvidarnos de cobrar, aunque esto lo dejamos ya para otro día.

 

Me permito aconsejar a los compañeros recién aprobados que hagan algunos paréntesis en sus respectivos «estados  mas felices del hombre» y lean con calma en las semanas que les quedan para salir al ruedo todos y cada uno de los  artículos de nuestro vigente Reglamento de Organización.

 

Hasta otra. Un abrazo. Justito El Notario. @justitonotario




 

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