Advertencia: En la web “Justito El Notario”, su titular y responsable Miguel Prieto Escudero, no asesora ni aconseja ni lo ha hecho nunca desde la apertura del blog el 20/11/2015. Aquí únicamente se informa, se divulga (o al menos se intenta) y se opina (con mayor o menor grado de acierto). El contacto, colaboración o comentario a las entradas, no puede entenderse en ningún caso como un acceso telemático a mi notaría ni conducente a la firma de un documento público en la misma. A esos fines deberán dirigirse a mí por los cauces oportunos, pero nunca por la vía de mi blog que constituye una actividad completamente privada y no está conectado con la web de mi notaría.

Cuando tuve mi primer otorgamiento por videoconferencia que conté aquí me anoté mil cosas y mantuve con el paciente otorgante un intenso intercambio de correos sobre el asunto. Hoy se me ha ocurrido que tal vez la IA me podría ayudar a sacar algo en claro que me sirva cuando llegue la siguiente AVID (Autorización por Vía Conferencia) y esto es lo que ha salido.

CLAROS (lo que sí queda bastante sólido)

1) Cómo “exhibir” la matriz en videoconferencia

• Se puede enseñar la matriz compartiendo pantalla durante la videollamada.

• El soporte técnico lo concreta: icono de “compartir pantalla” al lado derecho de la cámara.
  → Esto resuelve la pregunta práctica de “¿cómo le muestro al ciudadano la matriz?”.

2) Registro en el PNC para persona física vs representante de sociedad

• Hay dos niveles:

  1. Registro como persona física (ciudadano).

  2. Alta como representante de persona jurídica (sociedad).

• Para el alta como representante hay que pasar por una notaría (cualquier notaría), que verifica y sube documentación acreditativa del cargo/representación.

3) Qué documentación se usa para acreditar la representación (idea operativa)

• Lo que se maneja como “mínimo razonable”:

  • DNI del representante.

  • Copia (idealmente autorizada) del nombramiento/cargo o de la escritura de la que resulte el cargo.

• Si la escritura es reciente, podría haber copia autorizada electrónica; si es antigua, se puede escanear y subir en la notaría donde se haga el alta.

4) En la práctica, “que salga todo en verde” depende del sistema

• Repetido varias veces: hasta que todo aparece en “verde / visto bueno” es en parte “cosa del sistema”.

• Habéis vivido incidencias típicas: mensajes de certificado “no vigente”, comportamiento caprichoso, etc.

5) Precaución con “notas y diligencias”

• Te apuntas (con razón) que hay que tener cuidado con notas internas/diligencias (qué queda como nota de trabajo y qué forma parte del documento).

DUDAS / PUNTOS A VERIFICAR 

A) ¿Con el certificado personal podría firmar en nombre de la sociedad?

• Aparece como intuición: “creo que con el certificado personal también podría firmar”.

• Pero en el hilo se impone otra idea: para PJ se exige estar registrado como representante y funcionar con el certificado de representante (o el que el sistema reconozca como tal).
  ➡️ Conclusión honesta: probablemente no basta el certificado personal para firmar como representante si el PNC exige rol de representante “en verde”, pero queda como duda porque no está probado en el texto.

B) Exhibición de DNI: “no me lo ha enseñado / no estaba subido”

• Hay un fallo de protocolo operativo:

  • Se pretendía “exhibición”, pero no se exhibió o no estaba subido.
    ➡️ Duda relevante: ¿cómo documentar la exhibición del DNI en VC (si se hace por pantalla, por documento subido, o por verificación del sistema). Aquí faltan pautas cerradas.

C) “Alerta policial”

• “Lo de la alerta policial se resuelve todo por el sistema.”
  ➡️ Claro el resultado práctico (lo resuelve el sistema), pero queda duda técnica:

  • Qué se muestra / qué se incorpora / qué fórmula se usa para dejar constancia.

D) “Exhibido el título de propiedad”

• Dices: “Exhibido el título de propiedad y podría haber dicho que eran manifestaciones suyas.”
  ➡️ Duda formal: cuando el otorgante “dice” haberlo visto, sin que el notario lo vea de forma fehaciente, no es exhibición, sino manifestación. Aquí la distinción es importante y está muy bien vista.

E) Copias simples subidas

• “La copia que hemos subido… era copia simple.”
  ➡️ Duda práctica-jurídica:

  • Si el sistema/PNC admite copia simple para el alta, vale como funcionalidad, pero desde el punto de vista de “exhibición” o “acreditación” no es lo mismo que una autorizada/testimonio.

F) Número de protocolo y vinculación final (Serfides / exenta)

• Hay un comentario: “el número de protocolo se genera automáticamente… cuando se hace esa vinculación final”.
  ➡️ Duda: exactitud del funcionamiento (parece una observación técnica que habría que confirmar con manual interno / SIG).

Las enseñanzas útiles

1. La matriz se enseña compartiendo pantalla en la VC (y eso es “la solución oficial”).

2. La identidad/representación no es solo “tener certificado”: es estar dado de alta y validado en PNC (con rol correcto).

3. La acreditación de representante de sociedad se hace en notaría, aportando DNI + escritura/cargo, y subiendo documentación.

4. Mucho de lo que “parece notarial” (exhibición) en VC puede degenerar en manifestación si no se controla el canal probatorio (documento subido/mostrado).

5. El semáforo verde es la clave: si no está “todo en verde”, te puedes estrellar al final.

Mini-fórmula para meter en una matriz/acta

“Yo, el Notario, muestro al otorgante en tiempo real el contenido de la matriz mediante la funcionalidad de compartir pantalla de la plataforma de videoconferencia, manifestando aquél que ha podido leerla/seguir su lectura y que comprende su contenido, prestando su consentimiento y procediendo a su firma electrónica…”

Y para documentos aportados:

“El otorgante incorpora/aporta a la plataforma el documento … y el Notario lo visualiza en pantalla… / o bien el otorgante manifiesta que… (si no hay visualización fehaciente).”

Resumiendo

1) La matriz se enseña compartiendo pantalla

2) “Exhibición” no es lo mismo que “manifestación”

3) Persona física vs representante de sociedad: dos pantallas diferentes

4) El “todo en verde” manda más que cualquier argumentación

5) Copias simples, copias autorizadas y el arte de no complicarse